SPANISH POST: ¿Cuál es la diferencia entre archivos PDF, DOCX, TXT y RTF en eDiscovery?

26 February 2026 by Anith eDiscovery documents
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Idea clave (Takeaway): Cada uno de los 4 tipos comunes de documentos de texto tiene sus pros y sus contras. Los documentos de Word y los PDF suelen ser los más útiles: Word para editar y PDF para compartir. Y sus diferencias se notan en estas 3 fases del eDiscovery: (A) al abrir archivos, (B) al buscarlos y (C) al producirlos. **

¿Qué son las ‘extensiones de archivo’?

Con el descubrimiento electrónico (eDiscovery), se trabaja con diferentes tipos de datos electrónicos: documentos de texto, correos electrónicos, hojas de cálculo, archivos de audio, archivos de vídeo, etc. Y cada tipo de archivo necesita un software diferente para abrirse. Por ejemplo, Microsoft Word para documentos de texto, Microsoft Excel para hojas de cálculo, VLC Player para vídeos, etc. Pero, ¿cómo sabe el ordenador qué software usar para cada archivo? Se fija en la extensión del archivo, es decir, la serie de letras que siguen al nombre del archivo (y que están separadas del nombre por un punto). Por ejemplo, una grabación de audio de la entrevista con un cliente podría llamarse: interview.mp3. En este caso, el “ .mp3 “ al final le indica al ordenador que el archivo es de audio, lo que significa que se abre con un software de audio, como Windows Media Player.

¿Cuáles son las extensiones de archivo comunes para documentos de texto?

Estos son los 4 tipos de archivos que verás con más frecuencia:

1. Archivos de texto sin formato (TXT): el tipo de documento más simple que verá

  • Tienen una extensión de archivo ‘.txt’ .
  • Almacenan texto simple : solo letras, números y símbolos. Sin formato, fuentes, imágenes, etc.
  • Se abren, guardan y almacenan rapidísimo . Esto los hace perfectos para tomar notas rápidas. O como archivos “léeme” que vienen con el nuevo software. Los programadores usan archivos TXT para escribir y almacenar código fuente.
  • Puedes abrirlos con cualquier editor de texto en cualquier ordenador. Porque ninguna empresa tecnológica los posee. Puedes abrirlos en Windows con Notepad/Bloc de notas, WordPad o Microsoft Word; en Mac con TextEdit; incluso en navegadores como Chrome y Firefox. También en smartphones y eReaders (como Amazon Kindle).

2. Archivos de formato de texto enriquecido (RTF): archivos TXT que puedes formatear

Los RTF son un paso arriba de los TXT y se parecen más a documentos normales de procesador de texto.

  • Tienen una extensión de archivo ‘.rtf’.
  • Puedes formatear tu texto e insertar imágenes sencillas. Por ejemplo, cambiar la fuente, aumentar el tamaño de la letra, añadir párrafos, alinear/justificar el texto, añadir listas con viñetas, etc.
  • Son fáciles de abrir , igual que los archivos TXT. El formato RTF es propiedad de Microsoft, pero se pueden abrir en cualquier sistema operativo (como Unix, Macintosh y Windows).

3. Documentos de Word (DOCX): lo máximo en procesamiento de texto

Cuando piensas en “procesamiento de textos”, piensas en archivos DOCX.

  • Tienen la extensión “.docx” . Microsoft empezó a desarrollarlos en la década de 1980. En aquel entonces, tenían la extensión “.doc” .
  • Cuentan con todas las funciones de edición imaginables que necesitas . Puedes formatear y alinear tu texto, como con los archivos RTF. También puedes insertar imágenes complejas, tablas, gráficos, encabezados y pies de página, hipervínculos, comentarios, referencias, marcas de agua, macros y mucho más. Además, puedes revisar la ortografía y la gramática, y controlar los cambios realizados en los documentos.
  • Pero son más difíciles de abrir. A diferencia de TXT y RTF, no los abre cualquier editor de texto. Son un producto de Microsoft y normalmente tendrás que abrirlos con Microsoft Word. Hay “trucos” para evitarlos (por ejemplo, TextEdit de Mac puede abrir DOCX), pero la mayoría no es ideal.

4. Archivos de formato digital portátil (PDF): para cuando quieras compartir documentos

  • Tienen la extensión de archivo “.pdf”. Y la empresa de software Adobe comenzó a desarrollarlos en los años 90.
  • Su diseño y formato se mantienen invariables independientemente del dispositivo, sistema operativo o aplicación que uses. Por eso son perfectos para compartir. En cambio, las distintas versiones de Microsoft Word suelen tener distintas configuraciones predeterminadas. Por lo tanto, tus archivos DOCX, cuidadosamente formateados, suelen quedar irreconocibles al transferirlos entre ordenadores.
  • Son fáciles de abrir. A diferencia de los archivos DOCX, no están vinculados a una sola aplicación. Por lo tanto, puedes abrirlos con el Acrobat Reader oficial de Adobe , así como con muchas aplicaciones de terceros y navegadores web. Además, están bien comprimidos, por lo que no ocupan mucho espacio, lo que facilita su uso compartido.
  • Pero son difíciles de editar. Por eso, para el procesamiento de textos, es mejor usar archivos DOCX. O bien, primero convierte tu PDF a DOCX y luego edítalo.
  • [ Nota al margen: cuando escanea documentos en papel, la versión escaneada se almacena como PDF.]

¿Cuándo importa el formato del documento en eDiscovery?

Aquí hay 3 veces que aparecerán:

A. Apertura de documentos de eDiscovery

Normalmente, se usan diferentes aplicaciones para abrir cada uno de los tipos de documentos que acabamos de describir. Con algunos, como los DOCX, las opciones son limitadas: conviene usar Microsoft Word . Y con otros, como los PDF, hay más opciones. Sin embargo, se sigue eligiendo entre una lista corta de aplicaciones. Sin embargo, con el software de eDiscovery, se puede abrir cualquier tipo de documento con la misma aplicación. Esto simplifica mucho las cosas, ya que no se cambia constantemente entre aplicaciones de Microsoft Word, Adobe Acrobat y cualquier otro software que utilice para abrir archivos.

B. Búsqueda sus documentos de eDiscovery

Tu motor de búsqueda de eDiscovery no tendrá problemas con archivos TXT, RTF ni DOCX. Sin embargo, necesitará ayuda con los PDF, especialmente con los PDF de documentos en papel escaneados. ¿Por qué? Porque esos PDFs no son realmente “texto”: son más como fotografías del original. Eso significa que el software no puede “leer” el contenido textual. En esos casos, necesitas usar OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) para convertir esas “imágenes” en texto legible y editable por máquina.

C. Producción de sus documentos de eDiscovery

Al producir archivos, deberá decidir si los produce como archivos “nativos” o como PDF. [Los archivos “nativos” se conservan en el mismo formato que cuando se crearon]. Estas son las pros y contras de ambos:

  • Con las producciones nativas, se mantienen seguros los metadatos de los archivos . Sin embargo, estos archivos nativos se abrirán con su software original. Por ejemplo, para abrir un archivo DOCX, quien lea el documento debe tener instalado Microsoft Word .
  • Con las producciones PDF, no estás atado a una aplicación específica (cualquier lector de PDF externo, gratuito y fácil de conseguir, servirá). Pero perderás los valiosos metadatos que acabamos de mencionar.

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