GERMAN POST: Welche Dateitypen verwendet Microsoft Outlook für eDiscovery?

02 April 2026 by ROSS eDiscovery Outlook PST EML MSG

Fazit: Outlook speichert E-Mails hauptsächlich als MSG-, EML-, PST-, OLM- und OST-Dateien. Für eDiscovery ist Outlook jedoch nicht ideal, da es häufig abstürzt, Metadaten verändert und Kompatibilitätsprobleme verursacht. Stattdessen sollten Sie einen kostengünstigen Cloud-eDiscovery-Dienst nutzen, der alle Outlook-Dateitypen verarbeiten kann.

Microsoft Outlook zählt seit Jahrzehnten zu den beliebtesten E-Mail-Clients. Und das aus gutem Grund.

Outlook war revolutionär, weil man damit auch ohne Internetverbindung mit E-Mails arbeiten konnte. Darüber hinaus bietet es Funktionen wie Adressbuch, Kalender, Aufgabenliste und mehr. Daher ist es weit mehr als nur ein E-Mail-Client – es ist ein persönlicher Informationsmanager.

Doch wie lassen sich Outlook-Daten für eDiscovery nutzen? Zunächst müssen wir uns die verschiedenen Dateitypen ansehen.

Beim Sammeln von Outlook -Daten für eDiscovery stoßen Sie auf die folgenden Dateien . (Hinweis: Es gibt weitere, seltenere Dateitypen, die jedoch nicht häufig vorkommen, daher können wir sie vorerst überspringen.)

1. MSG- und EML-Dateien: So speichert Outlook einzelne E-Mails.

Eine MSG- Datei (mit der Dateiendung „ .msg “ ) ist das Format, mit dem Outlook einzelne E-Mails aus Ihrem Postfach auf Ihren PC exportiert. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail aus Outlook per Drag-and-drop in Windows ziehen, wird sie als MSG-Datei gespeichert. Diese Dateien sind leicht zu teilen und enthalten den vollständigen Inhalt der E-Mail – einschließlich Links, Anhängen und Informationen zu Absender, Versandzeitpunkt usw. Eine EML- Datei ist das Format, mit dem Outlook einzelne E-Mails aus Ihrem Postfach auf Ihren Mac exportiert. Sie entspricht der MSG-Datei auf dem Mac und wird auch von Apple Mail verwendet. (In Apple Mail erstellen Sie eine EML-Datei über „Speichern unter“ > „Format“ > „Rohdatenquelle“.) Der große Vorteil von EML-Dateien ist, dass Sie sie mit einem einfachen Texteditor wie TextEdit öffnen können .

2. PST- und OLM-Dateien: So speichert Outlook Gruppen von E-Mails.

PST-Dateien : Beim Export einer einzelnen E-Mail wird diese als MSG-Datei gespeichert. Beim Export eines kompletten Postfachs hingegen wird es als PST-Datei ( Personal Storage Table ) gespeichert. ST-Dateien eignen sich hervorragend zum Archivieren alter E-Mails oder zum Gruppieren in Stapeln. Beispielsweise wird bei der elektronischen Beweissicherung (eDiscovery) das Postfach jedes Verantwortlichen als separate PST-Datei gespeichert. OLM-Dateien: OLM ist die Mac-Version von PST. Es handelt sich um das Format, das beim Export eines Outlook-Postfachs auf einem Mac entsteht.OLM-Dateien: OLM ist die Mac-Version von PST. Es handelt sich um das Format, das beim Export eines Outlook-Postfachs auf einem Mac entsteht. OLM-Dateien: OLM ist die Mac-Version von PST. Es handelt sich um das Format, das beim Export eines Outlook-Postfachs auf einem Mac entsteht. ( Hinweis: PST- und OLM-Dateien enthalten üblicherweise E-Mails, sind aber im weiteren Sinne Archivdateien. Daher können sie auch Kalendereinträge, Kontakte aus Ihrem Adressbuch, Aufgaben aus Ihrer Aufgabenliste, Notizen und mehr enthalten.)

3. EDB-Dateien: So werden Ihre E-Mails auf Servern von Microsoft gespeichert.

Outlook ermöglicht es Ihnen, Ihre E-Mails offline zu bearbeiten und sie anschließend zu synchronisieren, sobald Sie wieder online sind. Aber womit wird synchronisiert? Mit dem Exchange Server – Microsofts fortschrittlichem Server, der alle E-Mails, Aufgaben, Kalender usw. der Outlook- Benutzer speichert. Ihre PST-/OLM-Dateien werden als EDB-Dateien ( Exchange-Datenbank ) gespeichert.

4. OST-Dateien: So werden Ihre E-Mails gespeichert, wenn Sie offline sind.

Wenn Sie online sind, synchronisiert Outlook Ihre E-Mails mit dem Exchange-Server . Was passiert aber, wenn Sie offline sind? In diesem Fall speichert Outlook Ihre Daten vorübergehend in einer Offline-Speichertabelle (OST) und synchronisiert sie mit der entsprechenden PST-Datei, sobald Sie wieder online sind. Problematisch ist, dass bei fehlerhafter Synchronisation wichtige E-Mails verloren gehen können.

Das Problem mit Outlook ist, dass es für eDiscovery nicht optimal geeignet ist.

Outlook war bei seiner Markteinführung revolutionär, wurde aber schnell von konkurrierenden E-Mail-Anwendungen wie Gmail überholt. Noch wichtiger ist jedoch, dass es die elektronische Beweissicherung (eDiscovery) behindert.

1. Outlook ist unzuverlässig. Es hängt sich oft auf, stürzt ab und verliert Ihre Daten.

Outlook wird aufgrund seiner häufigen Abstürze stark kritisiert. Beispielsweise bleibt es oft beim Laden hängen – insbesondere, wenn man viele E-Mails in einem großen Postfach archiviert hat. Außerdem gehen E -Mails verloren, wenn man versucht, sie von verschiedenen Computern zu synchronisieren. Das größte Problem ist jedoch, dass PST-Dateien leicht beschädigt werden, insbesondere wenn sie größer werden. All dies sind absolute Ausschlusskriterien für eDiscovery, wo der Verlust von Kundendaten absolut inakzeptabel ist.

2. Das Öffnen von E-Mails mit Outlook verändert deren Metadaten.

Jede E-Mail enthält Metadaten (z. B. Erstellungsdatum, Absender, Empfänger). Das Problem besteht darin, dass der Zugriff auf eine E-Mail über Outlook Teile dieser Metadaten verändert und somit einer (unbeabsichtigten) Beweismittelmanipulation gleichkommt. Daher ist Outlook für die E-Mail-Dokumentation (eDiscovery) ungeeignet.

3. Outlook isoliert Mac- und PC-Benutzer.

Outlook lässt sich zwar sowohl auf PCs als auch auf Macs nutzen, der Dateitransfer zwischen den Systemen gestaltet sich jedoch schwierig. Beispielsweise können PST- und MSG-Dateien nicht auf einem Mac und OLM-Dateien nicht unter Windows geöffnet werden. Mit dem von Microsoft angekündigten „universellen Outlook- Client“ könnte dieses Problem möglicherweise gelöst werden, doch aktuell stellen diese Kompatibilitätsprobleme ein Hindernis für die elektronische Beweissicherung (eDiscovery) dar.

Die Lösung: Spezialisierte eDiscovery-Software nutzen

Cloudbasierte eDiscovery-Anwendungen sind die beste Lösung für die Verarbeitung von E-Mails. Sie ermöglichen es Ihnen:

MSG-, EML-, PST-, OLM-Dateien und mehr hochzuladen, ohne Metadaten zu verändern
Leistungsstarke Tools zu nutzen (z. B. erweiterte Suche, Tagging, Schwärzung sensibler Daten, Produktion von Dokumenten)
Zeit und Kosten zu sparen

Die Verwendung spezieller eDiscovery-Software bietet auch weitere Vorteile.

Eine Cloud-basierte eDiscovery-Anwendung wie GoldFynch kann Ihnen helfen, Kosten zu senken und bietet Ihnen gleichzeitig die nötigen Werkzeuge für die E-Mail-eDiscovery.

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