GERMAN POST: PST und OST: Was ist der Unterschied? Und weitere häufig gestellte Fragen

26 June 2025 by Anith eDiscovery pst ost email

Fazit: Microsoft Outlook speichert E-Mails als PSTs und OSTs. Mehrere PSTs zu erstellen oder OSTs in PSTs umzuwandeln ist dank Outlook einfach.Für eDiscovery benötigen Sie jedoch spezielle eDiscovery-Software.

Möchten Sie mehr darüber erfahren? Hier finden Sie Antworten auf 5 häufig gestellte Fragen.

So gut wie jedes Unternehmen verwendet PSTs, oder hat zumindest welche irgendwo gespeichert. Aber was genau ist eine PST-Datei und wofür wird sie verwendet?

1. Was ist der Unterschied zwischen PSTs und OSTs?

Microsoft Outlook speichert E-Mails, Kontakte, Kalenderelemente, Notizen usw. sowohl in PSTs als auch in OSTs, aber:

PSTs (Personal Storage Tables) funktionieren nur online, also mit aktiver Internetverbindung. Mit ihnen können Sie E-Mails in Echtzeit senden, empfangen und bearbeiten. Die Dateien werden jedoch lokal auf Ihrem Computer gespeichert und nicht mit einem zentralen Server synchronisiert.
OSTs (Offline Storage Table) benötigen keine Internetverbindung. Sie eignen sich hervorragend für die Arbeit unterwegs, auch wenn kein Internetzugang verfügbar ist (z. B. im Flugzeug). OSTs werden auf dem zentralen Exchange Server von Microsoft gespeichert und müssen mit Ihrem Computer synchronisiert werden. Sie können damit E-Mails lesen und schreiben, sind aber beim Senden und Empfangen weiterhin durch Ihre Internetverbindung eingeschränkt.

2. Ist es möglich, OSTs in PSTs zu konvertieren?

Ja! Es gibt mehrere Möglichkeiten:

Exportieren Sie Ihr Postfach als PST-Datei: Sie können Ihr gesamtes Postfach mit Outlook als PST-Datei exportieren. Gehen Sie dazu auf Datei > Importieren/Exportieren, wählen Sie „Outlook-Datendatei (.PST)“ als Ausgabeformat und legen Sie den Speicherort fest.
Nutzen Sie die Archivierungsoption in Outlook: Outlook verfügt über eine automatische Archivierungsoption – Ihre OST-Dateien werden während der Arbeit automatisch als PST gespeichert. Diese Option finden Sie unter Datei > Optionen > Erweitert > AutoArchivieren. Sie können festlegen, wie oft archiviert wird und wo die PST-Datei gespeichert werden soll.
Nutzen Sie Konvertersoftware von Drittanbietern: Die beiden vorherigen Methoden sind kostenlos, erfordern jedoch ein Microsoft Exchange-Konto sowie Zugriff auf den Exchange-Server. Wenn Sie beides nicht haben, können Sie eine Drittanbieter-Software zum Konvertieren nutzen.

3. Ist es möglich, PSTs und OSTs ohne Microsoft Outlook zu öffnen?

Ja, mit einem kostenlosen PST/OST-Viewer ist das ganz einfach . Sie können den Inhalt der Dateien allerdings nicht verwenden, sondern nur anzeigen. Gute Viewer erlauben es, Dateien einfach per Drag-and-Drop zu öffnen. Die Datei öffnet sich automatisch und ermöglicht Ihnen die Analyse Ihrer PSTs direkt von Ihrer Festplatte, ohne dass Informationen hochgeladen werden müssen – so bleiben Ihre Daten sicher.

4. Ist die Verwendung von PSTs zum Speichern von E-Mails eine gute Idee?

Wenn Sie wissen, wie es richtig geht, dann ja. Das PST-Format wurde in den 90er-Jahren entwickelt, als das Internet noch viel langsamer war als heute und Verbindungen schwieriger herzustellen waren. Damals war es revolutionär, offline mit E-Mails arbeiten zu können. Heute gibt es Hochgeschwindigkeitsinternet, günstigen Cloud-Speicher und Zugriff auf E-Mails von allen Geräten. Dennoch können PSTs immer noch praktisch sein, und ein Großteil der modernen Geschäftskommunikation basiert noch immer auf ihnen. Es lohnt sich also zu verstehen, wie man mit ihnen arbeitet. Klicken Sie hier für einige hilfreiche Tipps

5. Was muss ich über PSTs für eDiscovery wissen?

Am wichtigsten ist die Nutzung einer dedizierten eDiscovery-Software . Der größte Fehler ist die Verwendung von Outlook für PST-eDiscovery. Warum? Weil jede PST-Datei sogenannte Metadaten enthält – eine digitale Spur, die für eDiscovery entscheidend ist. Outlook verändert diese Metadaten selbst beim bloßen Öffnen einer Datei – was rechtliche Folgen haben kann. Gute eDiscovery-Software sollte daher:

Metadaten bewahren, damit keine Informationen verloren oder verändert werden (z. B. Erstellungsdatum, Autor, letzter Zugriff).
Schützt Ihre Date. Gute eDiscovery-Software speichert Ihre Informationen in der Cloud – mit Sicherheit auf Bankniveau .
Eine leistungsstarke Suchfunktion bieten, mit der Sie mehrere PSTs gleichzeitig durchsuchen können – inklusive Anhängen. Outlook ermöglicht die Suche jeweils nur in einer PST-Datei und durchsucht keine E-Mail-Anhänge.
Tagging ermöglichen, also das Anbringen digitaler Notizen an E-Mails. So lassen sich Gruppen ähnlicher E-Mails effizient kennzeichnen und wiederfinden.
Ermöglichen das Schwärzen vertraulicher Informationen. Es ist wichtig, vertrauliche Texte und Inhalte in E-Mails schwärzen zu können, um vertrauliche Informationen zu schützen.
Produktion von E-Mails unterstützen. Der Produktionsprozess ist für eDiscovery von zentraler Bedeutung. Es ist wichtig, je nach Bedarf auf verschiedene Formate (wie PDF, TIFF oder native Formate) zugreifen zu können und die Dokumente mit Bates-Stempeln, Tags usw. versehen zu können.

PSTs richtig nutzen heißt, die richtigen Fragen zu stellen.

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