Comment modifier les PDF pour les litiges [Guide d'un avocat]

29 August 2024 by ROSS eDiscovery PDFs litigation
Try GoldFynch for Free Schedule a Demo

À retenir : pour l’édition de base de PDF, vous pouvez utiliser des logiciels comme Adobe Acrobat Pro, NitroPDF ou PDFExpert. Mais en tant qu’investissement à long terme, envisagez d’utiliser un logiciel eDiscovery pour la révision de PDF orientée vers les litiges. Il vous permettra de créer de « vrais » PDF, de rechercher des mots-clés dans tous les types de fichiers, de masquer les informations confidentielles, d’apposer le tampon Bates sur des lots de PDF et de protéger les métadonnées vitales. Et si vous recherchez le logiciel eDiscovery pour votre entreprise, essayez le service d’abonnement eDiscovery facile à utiliser de GoldFynch.

Les PDF sont un excellent format pour les documents juridiques car ils sont sécurisés et faciles à partager. Mais ils sont si pénibles à modifier !

Le format numérique portable (PDF) a été créé dans les années 90 par Adobe, une société de logiciels avant-gardiste. Et les PDF restent le Saint Graal du partage de documents, car leur mise en page et leur formatage restent les mêmes, quel que soit le système d’exploitation ou l’appareil que vous utilisez. (Comparez cela avec un document Microsoft Word, où tout votre formatage minutieux peut devenir méconnaissable lorsque vous l’envoyez au reste de votre équipe.) En outre, les PDF sont idéaux pour les documents juridiques car toute modification que vous apportez laissera une trace électronique facilement traçable pour les tribunaux. Mais malheureusement, cette même fonctionnalité qui rend les PDF sûrs les rend également très pénibles à modifier. Et il peut être difficile de trouver une solution de contournement.

Si vous n’êtes pas avocat, la meilleure solution est de payer pour un logiciel de modification de PDF.

Il existe de nombreuses applications d’édition payantes pour les non-avocats qui ne souhaitent modifier que le texte d’un PDF. Adobe Acrobat Pro , le logiciel phare d’Adobe, est la solution la plus sûre et la plus simple à utiliser, mais il existe des options tierces. Par exemple, il existe NitroPDF pour Windows, PDFExpert pour macOS et ABBYY FineReader , compatibles avec Windows et macOS. (Vous pouvez également utiliser des logiciels gratuits comme LibreOffice, Sejda, PDFescape et Small PDF, mais ceux-ci offrent des options de modification limitées. Et vous pourriez même exporter votre PDF vers Microsoft Word et y apporter vos modifications, mais c’est la solution la plus compliquée et la moins efficace.) **

Si vous êtes avocat, vous devrez penser à long terme. Et dans ce domaine, les applications eDiscovery surpassent largement les éditeurs PDF.

En tant qu’avocat, vous voudrez probablement faire beaucoup plus avec les PDF que simplement les modifier, surtout si vous voulez les utiliser pour l’eDiscovery et vous engager profondément avec leur contenu. C’est là que les services d’abonnement eDiscovery peuvent vous aider. Vous ne pourrez pas les utiliser pour modifier le texte d’un PDF, mais ils vous offrent une gamme d’autres outils essentiels, ce qui en fait un complément essentiel à l’éditeur PDF que vous utilisez. Par exemple, vous pouvez effectuer les six tâches cruciales suivantes axées sur les litiges avec le bon logiciel eDiscovery.

1. Vous pouvez créer des « vrais » PDF à partir de documents numérisés.

Il existe plus d’un type de PDF. Le type auquel nous pensons tous, le « vrai » PDF, est créé lorsque vous convertissez un document de traitement de texte (par exemple, un document Microsoft Word) en PDF. Mais il existe un autre type créé lorsque vous numérisez des documents papier. Bien que ces numérisations soient techniquement des PDF, elles ne sont en réalité qu’une photographie du document d’origine. Ainsi, votre ordinateur ne peut pas encore « lire » le texte, ce qui limite vos options de révision. Les applications d’eDiscovery peuvent résoudre ce problème en utilisant un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR) intégré pour convertir ces « photographies » en « vrais » PDF que vous pouvez explorer. En savoir plus sur l’OCR.

2. Vous pouvez rechercher des mots-clés parmi tous les types de fichiers.

Les éditeurs PDF disposent souvent d’un mini-moteur de recherche pour rechercher des documents avec des mots-clés particuliers. Mais ils ne peuvent rechercher que des PDF. En revanche, les applications eDiscovery disposent de puissants moteurs de recherche pour trouver des mots-clés dans tous les types de fichiers. Ainsi, si vous recherchez l’expression « brevet Pfizer », votre logiciel eDiscovery recherchera les e-mails, les feuilles de calcul, les documents Word, les PDF et bien plus encore, en fait, tout ce que vous téléchargez dans votre dossier. Et cette fonction de recherche universelle est essentielle pour l’eDiscovery, où vous avez affaire à des caches de données collectées auprès de plusieurs gardiens. De plus, les moteurs de recherche eDiscovery sont souvent assez avancés, vous permettant de rechercher des combinaisons de mots-clés. Ainsi, vous pourrez donner à votre logiciel une commande complexe comme « Rechercher tous les fichiers créés par Jennifer Parker ou Martin McFly qui mentionnent le brevet Pfizer. Et aussi, uniquement ceux qu’ils ont envoyés par e-mail avant 2015. » En savoir plus sur les recherches avancées.

3. Vous pouvez masquer les informations confidentielles.

Les applications eDiscovery utilisent des techniques spécialisées pour rédiger des informations privilégiées (il ne s’agit pas simplement de dessiner un rectangle noir sur du texte). Vous pourrez masquer des mots, des phrases, des pages entières ou des plages de pages entières. Et vous aurez plusieurs modes - un pour l’édition, où les boîtes de rédaction seront translucides, et une pour les documents «produits», où les boîtes deviennent opaques. De plus, un outil de « gestion de rédaction » vous permettra de passer d’une rédaction à une autre sans faire défiler les pages intermédiaires. En savoir plus sur les rédactions.

4. Vous pouvez modifier la mise en page de plusieurs calques PDF.

Les fichiers PDF sont constitués de plusieurs calques : par exemple, un calque de base (avec tout le texte principal), un calque d’annotations (avec des commentaires et des notes) et un calque d’authentification (avec des signatures, des tampons, etc.). Ainsi, si vous modifiez la mise en page d’un PDF (par exemple, en faisant pivoter la signature d’une personne), votre logiciel doit apporter les modifications correspondantes à tous les autres calques. Sinon, certains calques pivoteront tandis que d’autres ne le feront pas, ce qui donnera un document final désordonné et inexact. Les meilleures applications de eDiscovery gèrent automatiquement ce type de modifications, alors qu’un éditeur PDF aura probablement du mal à le faire.

5. Vous pouvez les lots de bates de PDF.

Au cours de la dernière étape de l’eDiscovery, vous produirez vos PDF modifiés, soit en conservant leur format, soit en les convertissant en fichiers TIFF . Les productions sont un excellent moyen d’organiser plusieurs PDF dans un ordre linéaire et de tamponner chaque page avec une séquence de numéro Bates. Les timbres Bates sont excellents car vous pouvez utiliser une séquence de nombres cohérente sur des centaines ou des milliers de fichiers - une solution de contournement lorsque les numéros de page réguliers redémarrent avec chaque nouveau document. ( En savoir plus sur les tampons Bates. )

6. Vous pouvez protéger les métadonnées PDF.

Les éditeurs PDF vous permettent de modifier rapidement les données PDF. Mais d’un point de vue juridique, cela constitue un inconvénient, car cela signifie que vous pouvez facilement falsifier les preuves. En revanche, les applications eDiscovery laissent une trace claire de toutes les modifications qu’elles apportent. Tout aussi important, elles protègent les métadonnées PDF contre toute modification. (Considérez les métadonnées comme une empreinte numérique qui suit l’historique d’un document. Elles vous disent qui a créé le document, quand il a été créé, quand il a été ouvert pour la dernière fois, etc. Et vous pouvez utiliser les métadonnées pour reconstituer les histoires clés de votre affaire.) En savoir plus sur les métadonnées.

Donc, bien que les éditeurs de PDF soient un excellent premier pas, vous aurez probablement besoin d’une application d’eDiscovery à long terme.

Vous pouvez toujours avoir besoin d’un éditeur PDF pour les tâches PDF quotidiennes. Mais un logiciel eDiscovery est un investissement à long terme indispensable pour la plupart des petites et moyennes entreprises. Par exemple, GoldFynch est un service eDiscovery en ligne qui propose tous les outils de révision eDiscovery essentiels dont vous aurez besoin via une interface simple et conviviale. Et voici d’autres caractéristiques que les débutants apprécient chez GoldFynch :

  • Il ne coûte que 27 $ par mois pour un boîtier de 3 Go : c’est nettement moins que la plupart des logiciels comparables. Avec GoldFynch, vous savez exactement ce que vous payez : ses tarifs sont simples et facilement disponibles sur le site Web.
  • Il est facile de prévoir un budget. GoldFynch facture uniquement le stockage ( le traitement des fichiers est gratuit ). Choisissez donc parmi une gamme de forfaits (de 3 Go à plus de 150 Go) et sachez à l’avance combien vous allez payer. Vous pouvez télécharger et extraire autant de données que vous le souhaitez , tant que vous restez en dessous de votre limite de stockage. Et même si vous dépassez la limite, vous pouvez mettre à niveau votre forfait en quelques clics. De plus, la facturation est calculée au prorata, vous ne payez donc que pour le temps que vous passez sur un forfait donné. Avec les logiciels traditionnels, les prix sont beaucoup moins prévisibles.
  • Il suffit de quelques minutes pour démarrer. GoldFynch fonctionne dans le cloud , vous pouvez donc l’utiliser via votre navigateur Web (Google Chrome recommandé). Aucune installation. Pas d’appels commerciaux ni d’e-mails. De plus, vous bénéficiez d’un essai gratuit (0,5 Go de données et une limite de traitement de 1 Go) sans ajouter de carte de crédit.
  • Il est simple à utiliser. De nombreuses applications eDiscovery nécessitent des heures de maîtrise. GoldFynch ne prend que quelques minutes. Il gère de nombreux traitements complexes en arrière-plan, mais ce que vous voyez est minimal et intuitif. Il vous suffit de glisser-déposer vos fichiers dans GoldFynch et vous êtes prêt à partir. De plus, vous bénéficiez d’une assistance technique rapide et fiable.
  • Accédez-y où que vous soyez , 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Tous vos fichiers sont sauvegardés et sécurisés dans le cloud.

Vous souhaitez en savoir plus sur GoldFynch ?

Pour des articles liés à l’eDiscovery, consultez les liens suivants.

Try GoldFynch for Free Schedule a Demo