Que sont les familles de fichiers eDiscovery? Et devrais-je les protéger?

18 December 2023 by Anith eDiscovery file-family

Takeway: Les familles de fichiers sont des groupes de fichiers associés. Et la séparation de ces «familles» peut gâcher vos données eDiscovery. La solution consiste à trouver un logiciel eDiscovery qui peut repérer et préserver les familles de fichiers.

Les familles de fichiers (ou les familles de documents) sont des groupes de fichiers associés.

Le fichier principal de ce groupe est appelé le «parent» et les autres, les «enfants». Voici les exemples les plus courants de familles de fichiers:

E-mails et leurs pièces jointes: L’e-mail est le «parent» et les pièces jointes sont les «enfants».
Documents avec des fichiers intégrés: par exemple, un document PowerPoint qui a des glisse avec des clips vidéo intégrés. Lorsqu’ils sont séparés, les fichiers vidéo seront les enfants et le document PowerPoint du parent.
Les fichiers RAR «conteneurs» et leur contenu: les fichiers de conteneurs comme RAR, ZIP et PST (pour les e-mails) sont des moyens pratiques de regrouper un tas de fichiers ensemble et de les compresser. Pour qu’ils prennent moins de place. Le fichier de conteneurs est le parent et le contenu comprimé est les enfants.

Les familles de fichiers compliquent eDiscovery.

Imaginez que votre client demande à un collègue de lui envoyer les détails d’un nouveau changement de politique. Le collègue envoie l’e-mail avec le sujet, «le document que vous avez demandé», le texte du corps disant: «C’est parti» et une pièce jointe marquée «Changement de stratégie de décembre». Pendant eDiscovery, votre logiciel repérera l’attachement «enfant» comme étant réactif - en raison de l’expression clé «changement de politique». Mais il négligera le corps des e-mails. Cela devient un problème lorsque vous produisez des fichiers. Parce que les avocats adverses voudront toute la famille des fichiers, pas seulement la pièce jointe réactive.

Où les familles de fichiers apparaissent-elles dans eDiscovery?

Vous les repérez lorsque vous dédupliez, recherchez, taguez et «productionz» des fichiers.

Fichiers dédupliquant: vous ne pouvez pas toujours supprimer des doublons. La déduplication est le processus d’élimination des documents identiques, presque identiques ou similaires de votre cas eDiscovery. Les documents en double perdent votre temps et augmentent les coûts. Alors, que faites-vous avec eux? Vous ne pouvez pas toujours les supprimer - surtout en ce qui concerne les familles de fichiers. Par exemple, si vous avez deux e-mails parents différents, mais qu’ils ont des copies du même document enfant, l’un de ces documents d’enfants devrait-il être supprimé? Ou si ce document d’enfant est également stocké - sans attache - sur le disque dur du destinataire, devrait-il être supprimé? Comme vous pouvez le voir, la rupture et la suppression des familles de fichiers deviennent difficiles. Vous devrez donc décider des paramètres de déduplication à utiliser pour ces scénarios.
Recherche de vos fichiers: le traitement d’une pièce jointe par e-mail peut diviser les familles de fichiers Pour trouver les mots clés que vous recherchez, votre logiciel eDiscovery doit indexer vos données. Autrement dit, il crée une base de données de votre contenu. Le fait est que l’indexation peut gâcher les familles de fichiers. Prenez des pièces jointes par exemple, par exemple. Pour indexer une pièce jointe, votre logiciel doit l’extraire de son e-mail parent. Mais que se passe-t-il si cela brise le lien parent-enfant en faisant cela? Vous perdrez le contexte pour toute information que la pièce jointe «enfant» peut vous donner.
Tagging Files: N’oubliez pas de marquer toute la famille Vous ne voulez pas avoir à continuer d’exécuter des recherches sur votre cas eDiscovery. C’est là que viennent les «étiquettes» eDiscovery. Ce sont des «notes collantes» virtuelles que vous attachez à un document. Et une fois que vous avez marqué un tas de documents, vous pouvez tous les extraire en cliquant sur leur balise. Vous n’avez donc pas à continuer de «rechercher» votre cas pour eux. Et, tout comme de vraies notes collantes, les balises ne modifient pas le document. Le défi est de ne pas se rappeler de donner la même balise à chaque fichier d’une famille. Sinon, ils seront séparés lorsque vous les révisez. Heureusement, les meilleures applications eDiscovery vous permettent de taguer automatiquement une famille de fichiers entière.
Produire des fichiers: les familles peuvent être déincarrées lors de la modification des formats de production. Devriez-vous produire des fichiers au format «natif»? Ou en tant que PDF? Chaque application que vous utilisez crée des fichiers dans un «format» particulier. Ce qui signifie qu’il structure les données du fichier de manière spécifique. Ainsi, par exemple, Microsoft Word crée des fichiers Docx (un fichier avec une extension «.docx»). Cette extension est unique à Word. Et il indique à votre ordinateur d’utiliser Word pour ouvrir le fichier. Il s’agit du format «natif» du fichier. C’est-à-dire le format dans lequel il a été créé à l’origine. Le fait est que si vous produisez des fichiers dans leur format natif, le conseil adverse doit avoir le logiciel natif. Mais que se passe-t-il si ce logiciel est difficile à trouver? Ou trop cher? De plus, les fichiers natifs sont faciles à altérer ou à modifier par erreur. C’est pourquoi les gens produisent souvent des fichiers sous forme de PDF. Le défi consiste à garder les fichiers parent et enfants lors de la convertification en PDF.

Alors, quelle est la solution? Obtenez le bon logiciel eDiscovery.

Tout d’abord, vous devez configurer une stratégie de famille. Autrement dit, décidez à l’avance comment vous collecterez, gérerez, examinerez et produiserez des familles de fichiers dans vos informations stockées électroniquement (ESI). Et deuxièmement, vous aurez besoin de logiciels qui peuvent mettre cette stratégie de fichier-famille en action.

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