SPANISH POST: ¿Qué son las familias de archivos de eDiscovery? ¿Y debería protegerlas?

19 August 2026 by Anith eDiscovery file-families
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Punto clave: Las familias de archivos son grupos de archivos relacionados. Separar estas “familias” puede afectar negativamente los datos de eDiscovery. La solución es encontrar un software de eDiscovery que pueda identificar y preservar las familias de archivos.

Las familias de archivos (o familias de documentos) son grupos de archivos asociados.

El archivo principal de este grupo se denomina “padre”, y los demás, “hijos”. Estos son algunos de los ejemplos más comunes de familias de archivos:

  • Correos electrónicos y sus archivos adjuntos. El correo electrónico es el “padre” y los archivos adjuntos son los “hijos”.
  • Documentos con archivos incrustados: Por ejemplo, un documento de PowerPoint con diapositivas que contienen videoclips incrustados. Al separarlos, los archivos de vídeo serían los hijos y el documento de PowerPoint sería el padre.

Las familias de archivos complican el descubrimiento electrónico de pruebas (eDiscovery).

Imagina que tu cliente le pide a un colega que le envíe por correo electrónico los detalles de un nuevo cambio de política. El colega envía el correo con el asunto “El documento que solicitaste” , el cuerpo del mensaje “ Aquí lo tienes “ y un archivo adjunto marcado como “ Cambio de política de diciembre “. Durante el proceso de eDiscovery, tu software identificará el archivo adjunto como relevante debido a la frase clave “cambio de política”. Sin embargo, podría pasar por alto el cuerpo del correo electrónico. Esto se convierte en un problema al presentar los archivos, ya que la parte contraria querrá toda la familia de archivos, no solo el archivo adjunto relevante.

¿Dónde más aparecen las familias de archivos en eDiscovery?

Los detectarás cuando estés eliminando duplicados, buscando, etiquetando y “produciendo” archivos.

1. Deduplicación de archivos: no siempre se pueden eliminar los duplicados

La deduplicación es el proceso de identificar y eliminar documentos idénticos, casi idénticos o similares de un caso de eDiscovery. Los documentos duplicados pueden hacer perder tiempo y aumentar los costes. Pero no siempre es posible eliminarlos, especialmente cuando forman parte de una familia de archivos. Por ejemplo, si tiene dos correos electrónicos padre diferentes que contienen copias del mismo documento hijo, ¿debería eliminarse una de esas copias? ¿Y qué ocurre si ese mismo documento hijo también está almacenado de forma independiente en el disco duro del destinatario? Como puede ver, dividir y eliminar familias de archivos es complicado. Por lo tanto, deberá decidir qué configuración de deduplicación usar para estos escenarios.

2. Búsqueda de archivos: El procesamiento de un archivo adjunto de correo electrónico puede dividir las familias de archivos.

Para encontrar las palabras clave que busca, su software de eDiscovery necesita indexar sus datos. Es decir, crea una base de datos de su contenido. El problema es que la indexación puede afectar a las familias de archivos. Por ejemplo, para indexar un archivo adjunto, el software debe extraerlo del correo electrónico padre. Pero ¿qué ocurre si, durante este proceso, se pierde la relación entre el padre y el hijo? Podría perderse el contexto necesario para entender la información contenida en el archivo adjunto.

3. Etiquetado de archivos: Recuerde etiquetar toda la familia.

No querrás tener que estar buscando constantemente en tu caso de eDiscovery. Ahí es donde entran en juego las “etiquetas” de eDiscovery. Son como “notas adhesivas” virtuales que adjuntas a un documento. Una vez que hayas etiquetado varios documentos, puedes acceder a todos ellos haciendo clic en su etiqueta. Así, no tendrás que estar “buscándolos” en tu caso. Y, al igual que las notas adhesivas reales, las etiquetas no modifican el documento. El reto consiste en recordar asignar la misma etiqueta a todos los archivos de una misma familia. De lo contrario, se separarán al revisarlos. Por suerte, las mejores aplicaciones de eDiscovery permiten etiquetar automáticamente una familia completa de archivos.

4. Producción de archivos: las familias pueden perder sus vínculos al cambiar el formato de producción

¿Debería producir los archivos en su formato “nativo” o como PDF? Cada aplicación que utiliza crea archivos en un formato específico, lo que significa que estructura los datos del archivo de una manera determinada. Por ejemplo, Microsoft Word crea archivos DOCX (con la extensión “.docx”). Esta extensión es exclusiva de Word e indica al ordenador que utilice Word para abrir el archivo. Este es el formato original del archivo, es decir, el formato en el que se creó originalmente. El problema es que, si genera archivos en su formato original, la parte contraria necesita el software correspondiente. ¿Pero qué ocurre si este software es difícil de encontrar o demasiado caro? Además, los archivos nativos pueden modificarse fácilmente, ya sea de forma intencionada o accidental. Por este motivo, con frecuencia los archivos se producen en formato PDF. El desafío consiste en mantener unidos los archivos padre e hijo durante la conversión.

Entonces, ¿cuál es la solución? Utilice el software de eDiscovery adecuado

Primero, debe establecer una política de familias de archivos. Es decir, decida de antemano cómo recopilará, gestionará, revisará y generará familias de archivos en su información almacenada electrónicamente (ESI). En segundo lugar, necesita un software capaz de aplicar esa política durante todo el proceso de eDiscovery.

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