FRENCH POST: Quels sont les types de fichiers de Microsoft Outlook pour eDiscovery?

25 September 2025 by ROSS eDiscovery Outlook PST OST

À retenir : Outlook enregistre principalement vos e-mails sous forme de MSG, EML, PST, OLM et OST. Mais idéalement, vous ne devriez pas utiliser Outlook pour l’eDiscovery, car il se bloque régulièrement, modifie les métadonnées des e-mails et pose des problèmes de compatibilité. À la place, privilégiez un service d’eDiscovery Cloud abordable, capable de gérer tous les types de fichiers Outlook. **

Microsoft Outlook est l’un des clients de messagerie les plus populaires depuis des décennies. Et pour cause.

Outlook a été révolutionnaire car il nous permettait de travailler sur nos e-mails même sans connexion Internet. Mais il nous offre également d’autres outils : carnet d’adresses, calendrier, liste de tâches, etc. Ainsi, plus qu’un simple client de messagerie, c’est avant tout un gestionnaire d’informations personnelles.

Mais comment utiliser les données Outlook pour l’eDiscovery ? Tout d’abord, nous devons explorer ses types de fichiers.

Vous rencontrerez les fichiers suivants lors de la collecte de données Outlook pour eDiscovery. (Remarque : il existe d’autres types de fichiers plus rares, mais ils sont peu fréquents ; nous pouvons donc les ignorer pour le moment.)

1. Fichiers MSG et EML : comment Outlook stocke les e-mails individuels.

Un fichier MSG (extension .msg) est la manière dont Outlook exporte un e-mail unique de votre boîte aux lettres vers votre ordinateur. Par exemple, lorsque vous faites glisser un e-mail d’Outlook vers Windows, il se convertit automatiquement en fichier MSG. Ces fichiers sont faciles à partager et contiennent l’intégralité du contenu de l’e-mail : liens, pièces jointes, informations sur l’expéditeur, la date d’envoi, etc.
Un fichier EML permet à Outlook d’exporter des e-mails individuels de votre boîte mail vers votre Mac. C’est l’équivalent Mac d’un fichier MSG, mais c’est un format également utilisé par Apple Mail . (Vous pouvez créer un fichier EML avec Apple Mail en allant dans « Enregistrer sous » > « Format » > « Source du message brut ».) L’avantage des fichiers EML est qu’ils peuvent être ouverts avec un éditeur de texte simple comme TextEdit .

2. Fichiers PST et OLM : comment Outlook enregistre des groupes d’e-mails

PSTs : lorsqu’on exporte un e-mail unique, on obtient un MSG. Mais lorsqu’on exporte une boîte aux lettres entière, Outlook crée un PST (Personal Storage Table). Les PSTs sont pratiques pour archiver de vieux e-mails ou les regrouper en lots. Par exemple, avec eDiscovery, la boîte aux lettres de chaque dépositaire sera stockée dans un fichier PST distinct.
Un fichier OLM ( Outlook pour Mac ) est la version Mac des fichiers PST. Il s’agit du type de fichier créé lors de l’exportation d’une boîte aux lettres Outlook vers un Mac. (Remarque : les fichiers PST et OLM contiennent généralement des e-mails, mais plus généralement, ce sont des fichiers d’archive. Ils peuvent donc également inclure des entrées de calendrier, des contacts de votre carnet d’adresses, des tâches de votre liste de tâches, des notes, etc.)

3. Fichiers EDB : comment vos e-mails sont stockés sur les serveurs de Microsoft.

Outlook vous permet de gérer vos e-mails hors ligne et de les synchroniser une fois connecté. Mais avec quoi se synchronise-t-il ? Avec Exchange Server, le serveur de Microsoft qui héberge tous les e-mails, calendriers et tâches des utilisateurs Outlook. Il stocke également vos fichiers PST/OLM sous forme de fichiers EDB ( base de données Exchange ).

4. Fichiers OST : comment vos e-mails sont stockés lorsque vous êtes hors ligne.

Lorsque vous êtes en ligne, Outlook synchronise vos e-mails avec le serveur Exchange . Mais qu’en est-il lorsque vous êtes hors ligne ? Outlook stocke temporairement vos données dans une table de stockage hors ligne (OST) et les synchronise avec un fichier PST correspondant lorsque vous êtes de nouveau connecté. Les OST sont toutefois complexes, car une mauvaise synchronisation avec un fichier PST peut entraîner la perte d’e-mails importants.

Le problème avec Outlook est qu’il n’est pas idéal pour l’eDiscovery.

Bien qu’innovant à son lancement, Outlook n’est pas adapté à l’eDiscovery moderne.

Outlook n’est pas fiable. Il plante fréquemment, se bloque lors du chargement de grandes boîtes aux lettres et perd parfois des e-mails. Les fichiers PST, en particulier, se corrompent facilement à mesure qu’ils grossissent — un risque inacceptable pour l’eDiscovery.
Outlook modifie les métadonnées. Chaque e-mail contient des métadonnées (dates, expéditeurs, destinataires, etc.). Le simple fait d’ouvrir un e-mail dans Outlook peut modifier certaines de ces données, ce qui équivaut à altérer involontairement une preuve.
Outlook crée une fracture entre Mac et PC. Les PSTs et MSGs ne s’ouvrent pas sur Mac, tandis que les OLMs ne s’ouvrent pas sous Windows. Ces incompatibilités freinent fortement les processus d’eDiscovery.

La solution : utiliser un logiciel d’eDiscovery dédié

Les applications d’eDiscovery Cloud sont aujourd’hui la meilleure solution pour gérer les e-mails. Elles permettent :

d’importer MSG, EML, PST, OLM, etc., sans altérer leurs métadonnées ;
d’utiliser des outils puissants (recherches avancées, étiquetage, rédaction de données sensibles, production de fichiers) ;
de réduire considérablement les coûts et les délais.

L’utilisation d’un logiciel eDiscovery dédié apporte également d’autres avantages.

Une application Cloud eDiscovery comme GoldFynch peut vous aider à réduire les coûts tout en vous fournissant les outils nécessaires pour gérer la eDiscovery des e-mails.

Il ne coûte que 27 $ par mois pour un boîtier de 3 Go : c’est nettement moins cher que la plupart des logiciels comparables. Avec GoldFynch, vous savez exactement ce que vous payez : sa tarification est simple et facilement accessible sur le site web.
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L’installation ne prend que quelques minutes. GoldFynch fonctionne dans le Cloud ; vous pouvez donc l’utiliser via votre navigateur web (Google Chrome recommandé). Aucune installation. Aucun appel commercial ni e-mail. De plus, vous bénéficiez d’un essai gratuit (0,5 Go de données et une limite de traitement de 1 Go), sans ajout de carte de crédit.
Son utilisation est simple. La maîtrise de nombreuses applications d’eDiscovery prend des heures. GoldFynch ne prend que quelques minutes. Il gère de nombreux traitements complexes en arrière-plan, mais son interface est minimaliste et intuitive. Glissez-déposez simplement vos fichiers dans GoldFynch et c’est parti. De plus, vous bénéficiez d’une assistance technique rapide et fiable.
Accédez-y où que vous soyez , 24h/24 et 7j/7. Tous vos fichiers sont sauvegardés et sécurisés dans le Cloud.

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