FRENCH POST: Comment gérer l'eDiscovery pour Gmail
À retenir : Gmail est parfait pour les e-mails, mais pas pour l’eDiscovery. Exportez donc vos e-mails depuis Gmail (au format MBOX), importez-les dans votre logiciel d’e-discovery et utilisez les outils clés pour les trier et les préparer pour la production.
Gmail est idéal pour les e-mails, mais pas pour l’eDiscovery
Gmail propose d’excellents outils d’archivage et de recherche, mais ils ne suffisent pas pour les besoins de l’eDiscovery. Par exemple, son moteur de recherche peut vous aider à trouver des e-mails contenant des mots-clés, des dates, etc., mais il ne traite que les e-mails. Vous ne pouvez donc pas rechercher dans les pièces jointes comme les PDF, fichiers Word ou feuilles de calcul. De plus, vous ne pourrez pas non plus marquer, occulter ou produire vos e-mails.
Alors, que pouvez-vous faire ? Transférez vos e-mails vers une application eDiscovery et consultez-les.
Au lieu d’utiliser Gmail pour consulter vos e-mails, vous pouvez utiliser une application eDiscovery dédiée. (Voici comment choisir la bonne application eDiscovery pour votre cabinet d’avocats.) Une fois le logiciel choisi, suivez ces 7 étapes simples pour examiner et produire les e-mails de votre boîte Gmail.
Étape 1 : Exportez votre boîte aux lettres Gmail
Gmail vous permet d’exporter vos e-mails via un fichier MBOX. Accédez à Google Takeout pour trouver une liste d’applications compatibles avec l’exportation, comme Google Agenda, Google Drive, etc. Par défaut, la liste est entièrement cochée et prête à être exportée. Décochez-les donc toutes en cliquant sur le bouton « Ne rien sélectionner », puis cochez uniquement Gmail. Choisissez l’option «Exporter tous les e-mails». qui apparaît. Google créera un fichier MBOX compressé dans un fichier ZIP et vous enverra un lien de téléchargement.
Étape 2 : Importez la boîte aux lettres dans votre logiciel eDiscovery
Vous êtes maintenant prêt à importer votre boîte mail dans votre application eDiscovery. Si vous utilisez un logiciel cloud comme GoldFynch , il vous suffit de glisser-déposer votre fichier MBOX dans votre navigateur eDiscovery. GoldFynch le décompresse et le traite automatiquement , puis utilise la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour extraire le texte des PDF joints et des documents numérisés. GoldFynch regroupe également les familles de fichiers, facilitant ainsi le suivi des pièces jointes.
Étape 3 : Explorez vos e-mails à l’aide du moteur de recherche de votre logiciel
Une fois vos e-mails chargés, vous pouvez les explorer avec des outils d’eDiscovery. Par exemple, avec les « recherches rapides », tapez un mot-clé, une date, ou un nom, et le logiciel vous affichera les e-mails pertinents. N’oubliez pas que les logiciels d’eDiscovery ne gèrent pas uniquement les e-mails : vous pouvez donc rechercher toutes les informations stockées électroniquement . Par exemple, si vous recherchez les noms de dépositaires « John Peterson » et « Sally Andry », votre logiciel affichera les échanges d’e-mails, les PDF joints, les documents Word, les images, etc. Tout ce qui contient ces mots-clés (c’est-à-dire les noms) est inclus. Il suggérera également des recherches associées. Et n’oubliez pas, vous pouvez également rechercher les métadonnées des fichiers . Ainsi, dans notre exemple John/Sally, le logiciel recherchera les mots-clés dans le corps de vos e-mails et dans les champs de métadonnées « expéditeur »/« destinataire ».
Étape 4 : ciblez les fichiers réactifs à l’aide de recherches « avancées »
Après quelques recherches simples, vous aurez une idée précise de votre cas. Vous pouvez maintenant approfondir vos recherches avec les recherches avancées, qui combinent des mots-clés pour trouver des fichiers spécifiques. Ainsi, dans notre exemple John/Sally, vous pouvez demander à votre logiciel de « trouver les e-mails que Sally a envoyés à John entre avril 2019 et mai 2020 » . Pour ce faire, vous imbriquerez des opérateurs booléens dans de simples listes déroulantes. ( Voir le fonctionnement des recherches avancées. ) Vous construirez chaque recherche par étapes : testez-la sur quelques e-mails, ajustez-la en fonction de vos résultats, puis testez-la à nouveau. Une fois affinée, vous pourrez l’enregistrer pour la réutiliser ultérieurement.
Étape 5 : Regroupez les e-mails et les fichiers associés en les « étiquetant »
Une fois que vous avez trouvé des e-mails réactifs, vous commencerez à les étiqueter pour faciliter leur consultation et leur production. Considérez les étiquettes comme des post-its virtuels que vous pouvez coller sur les e-mails et fichiers associés sans modifier les métadonnées. Ainsi, vous pouvez extraire des lots de fichiers d’un simple clic sur l’étiquette correspondante. Elles ajouteront du contexte aux fichiers, vous indiquant comment chaque fichier s’intègre dans votre stratégie globale. Vous utiliserez également des étiquettes pour extraire les fichiers que vous souhaitez produire . En savoir plus sur les étiquettes eDiscovery.
Étape 6 : Caviarder les informations sensibles
Les fichiers électroniques contiennent des métadonnées ; il est donc impossible de les expurger en traçant simplement une ligne (virtuelle) à travers le texte sensible. (N’oubliez pas qu’un expert peut éliminer les expurgations superficielles et accéder aux métadonnées cachées.) Il faut « graver » l’occultation dans le document et supprimer les métadonnées concernées. Des applications comme GoldFynch offrent un gestionnaire d’occultation, un mode aperçu pour vérifier avant de finaliser, et la possibilité d’occulter des pages entières. Plus important encore, elles convertissent les fichiers natifs en fichiers natifs.PDF et TIFF avant de les expurger. Ainsi, vous conserverez les originaux (et leurs métadonnées) en cas de besoin ultérieur. En savoir plus sur l’expurgation eDiscovery.
Étape 7 : Produisez et partagez vos e-mails
Les meilleurs logiciels d’eDiscovery vous guident via un assistant de production. Avec GoldFynch, vous pouvez choisir quels e-mails produire, dans quel format, et comment les partager. Vos productions seront automatiquement estampillées Bates et vous pourrez les partager via un lien de téléchargement. Vous pourrez ainsi invalider le lien à tout moment en cliquant sur le bouton « Révoquer » de votre navigateur GoldFynch. ( En savoir plus sur la production de fichiers. )
Vous n’avez pas encore le logiciel adapté à la découverte électronique de vos e-mails ? Essayez GoldFynch.
Si vous cherchez une solution d’eDiscovery abordable, simple à utiliser, et conçue pour les petits et moyens cabinets, essayez GoldFynch. C’est un service Cloud taillé pour gérer tous types d’eDiscovery — y compris vos boîtes Gmail.
- Il ne coûte que 27 $ par mois pour un boîtier de 3 Go : c’est nettement moins cher que la plupart des logiciels comparables. Avec GoldFynch, vous savez exactement ce que vous payez : sa tarification est simple et facilement accessible sur le site web.
- C’est facile à budgétiser. GoldFynch ne facture que le stockage ( le traitement des fichiers est gratuit ). Choisissez parmi une gamme de forfaits (de 3 Go à plus de 150 Go) et sachez à l’avance combien vous allez payer. Vous pouvez télécharger et extraire autant de données que vous le souhaitez , tant que vous restez en dessous de votre limite de stockage. Et même si vous la dépassez, vous pouvez mettre à niveau votre forfait en quelques clics. De plus, la facturation est au prorata : vous ne payez que pour le temps passé sur un forfait donné. Avec les logiciels traditionnels, les prix sont beaucoup moins prévisibles.
- L’installation ne prend que quelques minutes. GoldFynch fonctionne dans le Cloud ; vous pouvez donc l’utiliser via votre navigateur web (Google Chrome recommandé). Aucune installation, ni appel commercial ni e-mail. De plus, vous bénéficiez d’un essai gratuit (0,5 Go de données et 1 Go de capacité de traitement), sans ajout de carte de crédit.
- Son utilisation est simple. La maîtrise de nombreuses applications d’eDiscovery prend des heures. GoldFynch ne prend que quelques minutes. Il gère de nombreux traitements complexes en arrière-plan, mais son interface est minimaliste et intuitive. Glissez-déposez simplement vos fichiers dans GoldFynch et c’est parti. De plus, vous bénéficiez d’une assistance technique rapide et fiable.
- Accédez-y où que vous soyez , 24h/24 et 7j/7. Tous vos fichiers sont sauvegardés et sécurisés dans le Cloud.
Vous souhaitez en savoir plus sur GoldFynch ?
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