So bearbeiten Sie PDFs für Rechtsstreitigkeiten [Leitfaden für Anwälte]

10 June 2024 by Uday eDiscovery PDFs litigation
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Zusammenfassung: Für die grundlegende PDF-Bearbeitung können Sie Software wie Adobe Acrobat Pro, NitroPDF oder PDFExpert verwenden. Als langfristige Investition sollten Sie jedoch den Einsatz von eDiscovery-Software für die prozessorientierte PDF-Überprüfung in Betracht ziehen. Diese ermöglicht es Ihnen, ‘echte’ PDFs zu erstellen, nach Schlüsselwörtern in allen Dateitypen zu suchen, vertrauliche Informationen zu schwärzen, PDF-Batches mit Bates-Nummern zu stempeln und wichtige Metadaten zu schützen. Wenn Sie nach der richtigen eDiscovery-Software für Ihre Kanzlei suchen, probieren Sie GoldFynch’s benutzerfreundlichen eDiscovery-Abonnementdienst aus.

PDFs sind ein großartiges Format für juristische Dokumente, da sie sicher und einfach zu teilen sind. Aber sie sind so schwer zu bearbeiten!

Das Portable Digital Format (PDF) war in den 90er Jahren eine bahnbrechende Erfindung von Adobe, einem zukunftsorientierten Softwareunternehmen. Und PDFs sind immer noch der heilige Gral des Dokumentenaustauschs, da ihr Layout und ihre Formatierung gleich bleiben, unabhängig davon, welches Betriebssystem oder Gerät Sie verwenden. (Vergleichen Sie dies mit einem Microsoft Word -Dokument, in dem all Ihre sorgfältige Formatierung nicht wiederzuerkennen ist, wenn Sie es an den Rest Ihres Teams senden.) PDFs sind ideal für rechtliche Dokumente, da alle Änderungen, die Sie vornehmen, einen leicht nachvollziehbaren elektronischen Weg für die Verfolgung von Gerichten hinterlassen. Aber leider macht diese Funktion, die PDFs sicher macht, sie auch so schwer zu bearbeiten. Und es kann schwierig sein, eine Lösung zu finden.

Wenn Sie kein Anwalt sind, besteht die beste Lösung für Sie darin, für eine PDF-Bearbeitungssoftware zu bezahlen

Für Nichtjuristen, die nur den Text einer PDF-Datei bearbeiten möchten, gibt es eine Vielzahl kostenpflichtiger Bearbeitungsanwendungen. Adobe Acrobat Pro – Adobes Flaggschiff-Software – ist die sicherste und benutzerfreundlichste Lösung, es gibt jedoch auch Optionen von Drittanbietern. Beispielsweise gibt es NitroPDF für Windows, PDFExpert für macOS und ABBYY FineReader , kompatibel mit sowohl Windows als auch macOS. (Sie können auch kostenlose Software wie LibreOffice, Sejda, PDFescape und Small PDF verwenden – diese bieten jedoch nur eingeschränkte Bearbeitungsoptionen. Und Sie können Ihre PDF-Datei sogar in Microsoft Word exportieren und dort Ihre Änderungen vornehmen – dies ist jedoch die komplizierteste und am wenigsten effektive Lösung.)

Wenn Sie jedoch Anwalt sind, sollten Sie langfristig denken. Und hier sind eDiscovery-Anwendungen PDF-Editoren deutlich leistungsfähiger.

Als Anwalt möchten Sie wahrscheinlich viel mehr mit PDFs tun als sie nur zu bearbeiten,, insbesondere wenn Sie sie für eDiscovery verwenden und sich eingehend mit deren Inhalt befassen möchten. Hier können eDiscovery-Abonnementdienste hilfreich sein. Sie können sie zwar nicht verwenden, um den Text eines PDFs zu ändern, aber sie bieten Ihnen eine Vielzahl anderer wichtiger Werkzeuge – was sie zu einer unverzichtbaren Ergänzung für jeden PDF-Editor macht, den Sie verwenden. Zum Beispiel können Sie mit der richtigen eDiscovery-Software die folgenden sechs wichtigen Aufgaben im Zusammenhang mit Rechtsstreitigkeiten durchführen.

1. Sie können aus gescannten Dokumenten „echte“ PDFs erstellen Es gibt mehr als einen PDF-Typ. Der Typ, an den wir alle denken – das „echte“ PDF – wird erstellt, wenn Sie ein Textverarbeitungsdokument (z. B. ein Microsoft Word-Dokument) in ein PDF konvertieren. Es gibt jedoch einen anderen Typ, der erstellt wird, wenn Sie Papierdokumente scannen. Obwohl diese Scans technisch gesehen PDFs sind, sind sie eigentlich nur ein Foto des Originaldokuments. Ihr Computer kann den Text also noch nicht „lesen“, was Ihre Überprüfungsoptionen einschränkt. eDiscovery-Anwendungen können das Problem jedoch lösen, indem sie mithilfe integrierter optischer Zeichenerkennungssoftware (OCR) diese „Fotos“ in „echte“ PDFs umwandeln, die Sie untersuchen können. Erfahren Sie mehr über OCR.

2. Sie können nach Schlüsselwörtern in verschiedenen Dateitypen suchen. PDF-Editoren verfügen häufig über eine Mini-Suchmaschine, um Dokumente mit bestimmten Schlüsselwörtern aufzurufen. Sie können jedoch nur PDFs durchsuchen. Im Gegensatz dazu verfügen eDiscovery-Anwendungen über leistungsstarke Suchmaschinen, um Schlüsselwörter in allen Dateitypen zu finden. Wenn Sie also nach dem Ausdruck „ Pfizer-Patent “ suchen, durchsucht Ihre eDiscovery-Software E-Mails, Tabellenkalkulationen, Word-Dokumente, PDFs und mehr – eigentlich alles, was Sie zu Ihrem Fall hochladen. Und diese universelle Suchfunktion ist für eDiscovery unerlässlich, wo Sie mit Caches von Daten arbeiten, die von mehreren Verwaltern gesammelt wurden. Darüber hinaus sind eDiscovery-Suchmaschinen häufig recht fortschrittlich und ermöglichen Ihnen die Suche nach Schlüsselwortkombinationen. So können Sie Ihrer Software einen komplexen Befehl geben wie: „ Finden Sie alle von Jennifer Parker oder Martin McFly erstellten Dateien, in denen das Pfizer-Patent erwähnt wird. Und auch nur die, die sie vor 2015 per E-Mail verschickt haben. “ Erfahren Sie mehr über erweiterte Suchen.

3. Sie können vertrauliche Informationen schwärzen. eDiscovery-Anwendungen verwenden spezielle Techniken, um vertrauliche Informationen zu redigieren (es geht um mehr als nur das Zeichnen eines schwarzen Kästchens über Text). Sie können Wörter, Sätze, ganze Seiten oder ganze Seitenbereiche redigieren. Und Sie haben mehrere Modi – einen zum Bearbeiten, bei dem die Redigierungskästchen durchscheinend sind, und einen für „ erstellte “ Dokumente, bei dem die Kästchen undurchsichtig werden. Außerdem können Sie mit einem „Redaktionsmanager“-Tool von Redigierung zu Redigierung springen, ohne durch die dazwischenliegenden Seiten scrollen zu müssen. Erfahren Sie mehr über Redigierungen.

4. Sie können das Layout mehrerer PDF-Ebenen bearbeiten. PDFs bestehen aus mehreren Ebenen – z. B. einer Basisebene (mit dem gesamten Haupttext), einer Anmerkungsebene (mit Kommentaren und Notizen) und einer Authentifizierungsebene (mit Unterschriften, Stempeln usw.). Wenn Sie also das Layout einer PDF-Datei ändern – beispielsweise die Unterschrift einer Person drehen – muss Ihre Software entsprechende Änderungen an allen anderen Ebenen vornehmen. Andernfalls werden einige Ebenen gedreht, während andere nicht gedreht werden, was zu einem unordentlichen, ungenauen Enddokument führt. Die besten eDiscovery-Anwendungen erledigen solche Änderungen automatisch, während ein PDF-Editor wahrscheinlich Schwierigkeiten damit hat.

5. Sie können mehrere PDF-Dateien mit einem Bates-Stempel versehen. Im letzten Stadium von eDiscovery werden Sie Ihre bearbeiteten PDFs entweder im gleichen Format beibehalten oder in TIFF-Dateien umwandeln. Produktionen sind eine großartige Möglichkeit, mehrere PDFs in einer linearen Reihenfolge zu organisieren und jede Seite mit einer Bates-Nummernfolge zu stempeln. Bates-Stempel sind großartig, weil Sie eine zusammenhängende Nummernfolge für Hunderte oder Tausende von Dateien verwenden können – ein Workaround, wenn die regulären Seitenzahlen bei jedem neuen Dokument neu beginnen. ( Erfahren Sie mehr über Bates-Stempel. )

6. Sie können PDF-Metadaten schützen. Mit PDF-Editoren können Sie PDF-Daten schnell ändern. Aus rechtlicher Sicht ist dies jedoch ein Nachteil, da Sie so leicht Beweise manipulieren können. Im Gegensatz dazu hinterlassen eDiscovery-Anwendungen eine klare Spur aller Änderungen, die sie vornehmen. . Ebenso wichtig ist, dass sie PDF-Metadaten vor Änderungen schützen. (Stellen Sie sich Metadaten als digitalen Fußabdruck vor, der den Verlauf eines Dokuments verfolgt. Sie verraten Ihnen beispielsweise, wer das Dokument erstellt hat, wann es erstellt wurde, wann es zuletzt geöffnet wurde usw. Und Sie können Metadaten verwenden, um wichtige Handlungsstränge in Ihrem Fall zusammenzusetzen.) Erfahren Sie mehr über Metadaten.

Während PDF-Editoren also ein guter erster Schritt sind, benötigen Sie langfristig wahrscheinlich eine eDiscovery-Anwendung.

Für alltägliche PDF-Aufgaben benötigen Sie vielleicht noch einen PDF-Editor. Für die meisten kleinen und mittelgroßen Unternehmen ist eDiscovery-Software jedoch eine dringend benötigte langfristige Investition. GoldFynch beispielsweise ist ein Online-eDiscovery-Dienst , der alle wichtigen eDiscovery-Überprüfungstools, die Sie benötigen, über eine einfache, benutzerfreundliche Oberfläche bietet. Und hier sind einige weitere Dinge, die Einsteiger an GoldFynch lieben:

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