GERMAN POST: 4 Einfache Möglichkeiten zum Konvertieren von PST-Dateien in PDFs

22 August 2025 by ROSS eDiscovery pst email pdf
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Fazit: Für regelmäßige PST-zu-PDF-Konvertierungen (1) verwenden Sie spezielle Konvertierungstools, (2) lagern Sie die Konvertierung an professionelle Dienstleister aus oder (3) konvertieren Sie E-Mails manuell über Outlook. Für eDiscovery-PST-zu-PDF-Konvertierungen (4) verwenden Sie jedoch immer spezielle eDiscovery-Software.

PST-Dateien sind eine äußerst beliebte Möglichkeit zum Speichern von E-Mails in Outlook.

Personal Storage Table (PST)-Dateien sind ein fester Bestandteil von Microsoft Outlook und dienen Benutzern als persönlicher Speicherordner zur Verwaltung ihrer E-Mail-Daten. Ein großer Vorteil von PST-Dateien ist, dass sie unterschiedliche Datentypen speichern können, E-Mails, Kalendertermine, Kontakte und Aufgaben, alles an einem Ort. Diese zentrale Speicherung erleichtert die Verwaltung und das Backup persönlicher Daten. PST-Dateien bieten außerdem den Komfort des Offline-Zugriffs. Benutzer können ihre E-Mails und andere Daten auch ohne Internetverbindung anzeigen und bearbeiten, was ideal für Vielreisende oder Benutzer mit eingeschränktem Internetzugang ist. Schließlich bieten PST-Dateien eine einfache Möglichkeit, Daten zwischen verschiedenen Geräten zu übertragen – sehr nützlich beim Wechsel des Arbeitsplatzes oder bei Software-Upgrades.

Dennoch sind PSTs mit einer Reihe von Nachteilen verbunden.

Trotz ihrer Vorteile haben PST-Dateien auch Nachteile.

  • Hohe Anfälligkeit für Datenkorruption: Je größer eine PST-Datei wird, desto wahrscheinlicher treten Fehler auf, die bis hin zum Datenverlust führen können.
  • Größenlimitierungen: Überschreitet die Datei eine bestimmte Größe, steigt das Risiko von Beschädigungen erheblich.
  • Kompatibilitätsprobleme: PST-Dateien sind in erster Linie für Outlook konzipiert und lassen sich nur schwer in anderen E-Mail-Clients öffnen. Dies kann eine Herausforderung darstellen, wenn Ihre Anwaltskanzlei mehrere E-Mail-Clients verwend
  • Mangelnde Sicherheit: Ohne zusätzliche Schutzmaßnahmen kann jeder mit Zugriff auf Ihren Computer die PST-Dateien öffnen.
  • Eingeschränkte Zusammenarbeit: PST-Dateien eignen sich hervorragend zum Versenden und Empfangen von E-Mails, sind jedoch nicht ideal, wenn Postfächer zur gemeinsamen Durchsicht freigegeben werden sollen.

Aus diesem Grund möchten Sie möglicherweise PSTs in PDFs konvertieren.

Portable Document Format (PDF) files address many of the limitations of PST files when it comes to file sharing.

  • Universelle Kompatibilität: PDFs können auf fast allen Geräten und Betriebssystemen geöffnet werden, ohne dass spezielle Software wie Outlook erforderlich ist. Diese stellt sicher, dass die Informationen plattformübergreifend zugänglich und gemeinsam nutzbar bleiben.
  • Hohe Sicherheit: PDFs lassen sich verschlüsseln oder mit Passwortschutz versehen und können Einschränkungen für Drucken, Kopieren oder Bearbeiten enthalten, was sie zu einer sichereren Option für die Speicherung vertraulicher Informationen macht.
  • Zuverlässigkeit: PDFs sind wesentlich stabiler als PST-Dateien und kaum anfällig für Datenkorruption, d. h. Ihre Daten bleiben auch Jahre später noch zugänglich.
  • Archivierungsfreundlich: eignen sich PDFs perfekt zum Archivieren, da sie das Layout und die Formatierung des Originaldokuments beibehalten. Ihr Inhalt wird unabhängig vom Gerät oder der Software, mit der Sie ihn anzeigen, gleich angezeigt.

    Hier sind einige Optionen zur Konvertierung von PST in PDF.

Hier sind vier praktische Möglichkeiten zum Konvertieren von PST in PDF.

1. Verwenden Sie die Outlook-Option „In PDF drucken“.

Wenn Sie nur wenige E-Mails konvertieren möchten, können Sie dies auch manuell in Microsoft Outlook tun. Öffnen Sie dazu die PST-Datei in Outlook, wählen Sie die zu konvertierenden E-Mails oder Elemente aus und speichern Sie sie anschließend über die Druckfunktion als PDF. So können Sie gezielt einzelne E-Mails/Elemente auswählen und haben die volle Kontrolle darüber, welche Teile der PST-Datei konvertiert werden. Für die Konvertierung einer großen Anzahl von E-Mails ist diese Methode jedoch möglicherweise nicht praktikabel.

2. Verwenden Sie ein zielgerichtetes Konvertierungstool.

Es gibt verschiedene Softwaretools, die PST-Dateien effizient ins PDF-Format konvertieren. Diese Tools bieten in der Regel eine benutzerfreundliche Oberfläche, mit der Benutzer die zu konvertierenden PST-Dateien auswählen und die Ausgabeeinstellungen für ihre PDFs festlegen können. Viele dieser Tools bieten zudem zusätzliche Funktionen wie Stapelkonvertierung (Konvertierung mehrerer PST-Dateien gleichzeitig), selektive Konvertierung (Auswahl bestimmter E-Mails oder Ordner innerhalb der PST-Datei für die Konvertierung) und Beibehaltung der ursprünglichen Formatierung und Struktur der Outlook-Daten. Achten Sie bei der Auswahl eines Softwaretools jedoch auf Benutzerfreundlichkeit, Konvertierungsgeschwindigkeit und die Fähigkeit, große PST-Dateien zu verarbeiten.

3. Bitten Sie um professionelle Hilfe.

Wenn Sie eine umfassendere Lösung benötigen, sollten Sie einen professionellen PST-zu-PDF-Konvertierungsdienst in Betracht ziehen. Diese Dienste eignen sich besonders für umfangreiche Konvertierungen und komplexe Daten. Profis verfügen in der Regel über ein höheres Maß an Fachwissen. Sie meistern Herausforderungen wie die Konvertierung großer PST-Dateien, die Sicherheit und Unversehrtheit Ihrer Daten und stellen sicher, dass die Konvertierung bestimmte Compliance- oder Archivierungsstandards erfüllt. Diese Option ist zwar möglicherweise teurer als Softwaretools oder die manuelle Konvertierung, erfordert aber keinen Aufwand und garantiert ein qualitativ hochwertiges Ergebnis.

4. Verwenden Sie eDiscovery-Software, um PSTs als PDFs zu „erstellen“.

Für die Konvertierung von PST-Dateien in PDFs für eDiscovery verwenden Sie am besten spezielle eDiscovery-Software. GoldFynch wurde speziell für solche Aufgaben entwickelt. Hochwertige eDiscovery-Dienste wie GoldFynch sind beliebt, weil sie mehr als nur die Konvertierung von PST-Dateien in PDFs bieten – sie bieten eine Reihe von eDiscovery-Prüftools, die speziell auf kleine und mittelgroße Anwaltskanzleien zugeschnitten sind. GoldFynch verfügt beispielsweise über eine erweiterte Suchmaschine, mit der Sie bestimmte Schlüsselwörter, Namen und Daten in Ihren PST-Dateien finden können. Das ist ideal, wenn Sie schnell bestimmte Beweise finden möchten.

Sie konvertieren die PST-Datei über eine eDiscovery-„Produktion“ in PDF. eDiscovery-Produktionen bieten die Möglichkeit, Ihre Beweise in ein leserfreundliches Format zu konvertieren. Im Rahmen dieses Prozesses konvertiert Ihr eDiscovery-Dienst PSTs in PDFs. Ein hilfreicher Produktionsassistent führt Sie durch den gesamten Prozess. Sie können außerdem wählen, wie Sie Ihre E-Mails verteilen möchten – seitenweise in einer großen PDF-Datei oder über mehrere einzelne PDFs. Erfahren Sie mehr über eDiscovery-Produktionen.

Es handelt sich um einen einfachen und sicheren Prozess, bei dem Metadaten erhalten bleiben. Dienste wie GoldFynch bieten robuste Sicherheitsmaßnahmen wie:

  • Passwortschutz und Zugriffsrechte: Nutzer können ihre Fälle mit Passwörtern schützen und den Zugriff kontrollieren, sodass vertrauliche Informationen nur autorisiertem Personal zugänglich sind.
  • Cloudbasierte Backups auf mehreren Servern: Als Cloud-basierter Dienst garantiert GoldFynch zudem die sichere Sicherung aller Dateien und sorgt so für Sicherheit und Zugriff.
  • Erhalt der Original-Metadaten: GoldFynch die ursprünglichen Metadaten Ihrer PST-Dateien – etwas, was herkömmliche Konvertierungstools oft nicht leisten.
  • Regelmäßige Software-Updates und schnelle technische Unterstützung: Aktualisiert sich GoldFynch selbst und verfügt so stets über die neuesten Software-Patches. Es gibt auch ein reaktionsschnelles Support-Team, das bei der Behebung aller auftretenden technischen Probleme hilft, beispielsweise bei Datenbeschädigungen, unvollständigen Konvertierungen oder Formatierungsfehlern.

    eDiscovery-Dienste bieten noch eine Reihe weiterer Vorteile.

Ein eDiscovery-Abonnementdienst wie GoldFynch bietet eine Reihe attraktiver Vorteile.

  • Es kostet nur 27 US-Dollar pro Monat für einen 3-GB-Koffer: Das ist deutlich weniger als bei den meisten vergleichbaren Programmen. Bei GoldFynch wissen Sie genau, wofür Sie bezahlen: Die Preise sind einfach und auf der Website leicht einsehbar.
  • Die Budgetplanung ist einfach. GoldFynch berechnet nur die Speicherkosten ( die Dateiverarbeitung ist kostenlos ). Wählen Sie aus verschiedenen Tarifen (3 GB bis 150+ GB) und wissen Sie im Voraus, wie viel Sie bezahlen. Sie können so viele Daten hochladen und löschen, wie Sie möchten, solange Sie unter Ihrem Speicherlimit bleiben. Und selbst wenn Sie das Limit überschreiten, können Sie Ihren Tarif mit nur wenigen Klicks upgraden. Die Abrechnung erfolgt anteilig – Sie zahlen also nur für die Zeit, die Sie mit dem jeweiligen Tarif verbringen. Bei herkömmlicher Software sind die Preise deutlich weniger vorhersehbar.
  • Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten. GoldFynch läuft in der Cloud und ist über Ihren Webbrowser (Google Chrome empfohlen) einsatzbereit. Keine Installation. Keine Verkaufsgespräche oder E-Mails. Außerdem erhalten Sie einen kostenlosen Testfall (0,5 GB Datenvolumen und ein Verarbeitungslimit von 1 GB) ohne Angabe einer Kreditkarte.
  • Die Bedienung ist kinderleicht. Viele eDiscovery-Anwendungen erfordern Stunden, um sich einzuarbeiten. GoldFynch hingegen benötigt nur wenige Minuten. Es erledigt viele komplexe Prozesse im Hintergrund, aber die Bedienung ist minimalistisch und intuitiv. Ziehen Sie Ihre Dateien einfach per Drag & Drop in GoldFynch, und schon kann es losgehen. Außerdem erhalten Sie schnellen und zuverlässigen technischen Support (unsere durchschnittliche Reaktionszeit beträgt 30 Minuten).
  • Greifen Sie von überall und rund um die Uhr darauf zu. Alle Ihre Dateien werden in der Cloud gesichert und sind sicher.

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