Comment vérifier si un fichier a été modifié

15 March 2023 by ROSS eDiscovery production

À retenir : Pour suivre les modifications d’un fichier, vous examinerez les «métadonnées» cachées du fichier pour voir qui a travaillé sur un fichier et ce qu’il a modifié. Vous pouvez vérifier ces métadonnées à l’aide d’outils spécialisés ou simplement en consultant les ‘propriétés’ d’un fichier. Cependant, pour aller plus loin et protéger les modifications accidentelles des métadonnées, vous souhaiterez examiner vos fichiers exclusivement via une application eDiscovery fiable.

Tous les fichiers sont imprimés avec des informations bonus appelées «métadonnées». C’est comme une empreinte numérique retraçant l’historique d’un fichier.

Le contenu visible d’un fichier ne représente qu’une partie de toutes ses données associées. En effet, votre ordinateur le marque avec une empreinte numérique en direct enregistrant chaque modification de fichier. Vous ne verrez généralement pas cette empreinte (appelée «métadonnées») à moins que vous sachiez où chercher, mais elle stocke des informations précieuses. Par exemple, il vous dira qui a créé un fichier et quand, le nom de l’ordinateur sur lequel il a été créé, s’il y a du texte caché, s’il existe des liens vers des fichiers externes, et plus encore. En savoir plus sur les métadonnées.

Ce sont ces métadonnées que votre ordinateur utilise pour suivre les modifications apportées à un document.

Chaque fois que quelqu’un modifie un fichier, votre logiciel met à jour les métadonnées du fichier. C’est ainsi qu’il crée des outils de collaboration tels que le «suivi des modifications», les commentaires et annotations, les historiques de versions, etc. Et c’est ainsi que vous pouvez évaluer si un fichier n’est pas corrompu pour quelque chose comme l’eDiscovery. Ainsi, l’astuce pour repérer les modifications est de savoir comment accéder aux bonnes métadonnées.

Idéalement, vous souhaiterez examiner les métadonnées à l’aide des outils intégrés d’une application.

De nombreuses applications disposent d’outils pour collecter des métadonnées et les utiliser pour suivre les modifications d’un document. Par exemple:

1. «Suivre les modifications» et «comparer» de Microsoft Word

Word dispose de deux fonctionnalités pour suivre les modifications.

  1. Suivez les modifications. Lorsque vous activez le «suivi des modifications», toutes les modifications ultérieures sont enregistrées sous forme de balisage coloré. Par exemple, si quelqu’un supprime un texte, il est barré et non supprimé, ce qui vous permet de repérer les modifications. Et s’ils ajoutent du texte, celui-ci apparaîtra dans une couleur différente. Pour activer cette fonctionnalité, accédez à l’onglet «Révision» de Word et sélectionnez l’option de suivi des modifications. Vous aurez alors le choix entre une gamme d’options de balisage.

  2. Comparez. Même si quelqu’un n’active pas le suivi des modifications, Word vous permet d’effectuer une ingénierie inverse de la fonctionnalité de «suivi des modifications» en comparant le nouveau document (modifié) à l’original. Accédez simplement à l’onglet Révision et sélectionnez Comparer dans le menu déroulant. Dans la boîte de dialogue qui apparaît, choisissez les documents que vous souhaitez comparer et cliquez sur OK. Word les comparera, repérera les modifications et les affichera sous forme de balises colorées (comme pour le suivi des modifications).

2. L’outil «historique des versions» de Google Docs

Google Docs suit les modifications par défaut, vous n’avez donc pas besoin d’activer de paramètres. Allez simplement dans l’onglet Fichier, sélectionnez Historique des versions, puis Voir l’historique des versions et enfin choisissez la dernière version du fichier pour voir toutes les modifications et qui les a apportées. (Remarque : le créateur du document devra vous donner l’autorisation de modification avant que vous puissiez utiliser cette fonctionnalité.)

3. L’outil de «comparaison» d’Adobe Acrobat pour les PDF

Adobe Acrobat Pro DC vous permet de comparer des fichiers PDF en procédant comme suit :

  1. Ouvrez le PDF original.
  2. Dans l’onglet Affichage, choisissez Comparer les fichiers.
  3. Utilisez l’option Nouveau fichier qui apparaît pour choisir le PDF auquel vous souhaitez comparer l’original.
  4. Cliquez sur le bouton bleu Comparer pour afficher le rapport d’Acrobat comparant les documents côte à côte, mettant en évidence toutes les modifications.

Remarque : Vous pouvez ajouter une signature numérique pour rendre ces options de « comparaison » plus précises.

Une signature numérique est une technique d’authentification de document qui fonctionne en créant une paire de «clés» logicielles liées mathématiquement. La première clé (appelée certificat numérique) est privée, permettant au créateur du document de «signer» et de crypter le document. Pendant ce temps, la deuxième clé est publique et le lecteur l’utilise pour ouvrir et déchiffrer le document. (Tout cela se passe en coulisses, vous n’aurez donc qu’à signer ou ouvrir le document pendant que le logiciel gère le reste.) Les signatures numériques complètent parfaitement la fonctionnalité de comparaison de Word/Adobe car elles définissent un point de référence permanent pour toute comparaison avant/après. Voici donc comment les configurer.

  • Dans Microsoft Word, ouvrez le document, cliquez sur l’onglet Fichier, choisissez Protéger le document et sélectionnez Ajouter une signature numérique dans la liste déroulante. En savoir plus sur la signature numérique d’un document Microsoft.

  • Dans Adobe, accédez à l’onglet Outils, faites défiler jusqu’à Formulaires et certificats, survolez le menu déroulant Certificats et sélectionnez Ouvrir. Ici, choisissez Configurer une nouvelle identification numérique pour configurer la signature, puis sélectionnez l’option Signer pour finaliser la signature numérique.

Cependant, vous n’avez pas besoin de rendre les choses aussi compliquées. Pour un aperçu rapide des métadonnées d’un fichier, vous pouvez explorer ses «Propriétés».

Vous pouvez consulter les métadonnées d’un fichier même sans outils spécialisés. Vous n’obtiendrez pas autant de preuves concluantes des modifications, mais vous pourrez trouver quelques indices précieux. Par exemple, les champs de métadonnées «Dernière ouverture» et «Dernière utilisation par» pourraient vous aider à déterminer qui a accédé au fichier en dernier et quand il l’a fait, ce qui pourrait donner une idée de ce qu’il a pu changer. Voici comment procéder :

  • Microsoft Word : Vous pouvez vérifier les propriétés d’un document Word en l’ouvrant et en accédant à son onglet Fichier. Ici, il y a une section Informations dans laquelle vous verrez une colonne Propriétés avec toutes les entrées de métadonnées du document. (Dans la même section Informations, il existe également une fonctionnalité Inspecter le document qui vous donne un résumé détaillé des types de métadonnées disponibles. Cependant, vous ne verrez que les champs de métadonnées, pas les entrées réelles.)

  • PDF. Ouvrez le PDF et dans l’onglet Fichier, cliquez sur Propriétés, puis sur Description.

  • Images. Cliquez avec le bouton droit sur le fichier image et choisissez l’option Propriétés. Ici, vous pouvez explorer les différents onglets pour trouver les métadonnées dont vous avez besoin. (Remarque, vous pouvez ‘cliquer avec le bouton droit’ sur les documents Word et PDF et choisir l’option Propriétés comme raccourci au lieu de les ouvrir et d’accéder à l’onglet Fichier.)

Mais toutes ces métadonnées sont fragiles. Ainsi, pour les examens formels de documents, vous souhaiterez utiliser un logiciel eDiscovery spécialisé.

Les métadonnées sont faciles d’accès et tout aussi faciles à détruire. Par exemple, vous pouvez modifier par erreur certains champs de métadonnées simplement en démarrant un ordinateur, en copiant un fichier ou en le transférant dans un e-mail. Pour éviter cela, vous aurez besoin d’un logiciel eDiscovery spécialisé capable d’ouvrir et d’explorer les fichiers sans modifier les métadonnées.

GoldFynch est un service de découverte électronique facile à utiliser qui peut vous aider à protéger les métadonnées vitales.

Le service d’abonnement GoldFynch eDiscovery est conçu pour simplifier l’examen et la production de documents pour les cabinets d’avocats de petite et moyenne taille. Il protège les métadonnées, dispose d’un ensemble robuste d’outils de révision de documents et nécessite peu de maintenance. Par exemple:

  • Il ne coûte que $25 par mois pour un boîtier de 3 Go : c’est nettement moins que la plupart des logiciels comparables. Avec GoldFynch, vous savez exactement ce que vous payez : sa tarification est simple et facilement disponible sur le site Web.

  • C’est facile à budgétiser. GoldFynch ne facture que le stockage (le traitement des fichiers est gratuit). Alors, choisissez parmi une gamme de forfaits (3 Go à 150+ Go) et sachez d’avance combien vous allez payer. Vous pouvez télécharger et extraire autant de données que vous le souhaitez, à condition de rester en dessous de votre limite de stockage. Et même si vous dépassez la limite, vous pouvez mettre à niveau votre forfait en quelques clics seulement. De plus, la facturation est calculée au prorata : vous ne paierez donc que le temps que vous passez sur un forfait donné. Avec les logiciels existants, les prix sont beaucoup moins prévisibles.

  • Cela ne prend que quelques minutes pour démarrer. GoldFynch fonctionne dans le cloud, vous l’utilisez donc via votre navigateur Web (Google Chrome recommandé). Aucune installation. Aucun appel commercial ni e-mail. De plus, vous bénéficiez d’un cas d’essai gratuit (0.5 Go de données et une limite de traitement de 1 Go) sans ajouter de carte de crédit.

  • C’est simple à utiliser. De nombreuses applications eDiscovery prennent des heures à maîtriser. GoldFynch prend quelques minutes. Il gère de nombreux traitements complexes en arrière-plan, mais ce que vous voyez est minimal et intuitif. Faites simplement glisser et déposez vos fichiers dans GoldFynch et vous êtes prêt à partir. De plus, vous bénéficiez d’une assistance technique rapide et fiable.

  • Accédez-y de n’importe où et 24h/24 et 7j/7. Tous vos fichiers sont sauvegardés et sécurisés dans le Cloud.

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