Wie wählt man das richtige Dateiformat für eDiscovery? (PDF, nativ, usw.)

07 August 2024 by Uday eDiscovery pdf native-format file-format tiff

Zusammenfassung: Idealerweise möchten Sie eine native Load-File eDiscovery-Produktion. Und wenn nicht, ist eine PDF-Load-File-Produktion ebenfalls großartig. Es gibt noch weitere Optionen, aber diese sind nicht ideal.

Bei eDiscovery sind die Dateiformate wichtig. Hier erfahren Sie, wie Sie das für Sie beste Format auswählen.

Navigieren von Ediscovery -Prozessen bedeutet, wichtige Entscheidungen darüber zu treffen, welches Dateiformat verwendet werden soll. Die Wahl des richtigen Formats macht den Prozess effizienter und präziser, und stellt sicher, dass wichtige Daten zugänglich und aussagekräftig sind. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen bei der Auswahl des richtigen eDiscovery-Formats hilft.

Zuerst, verstehen Sie Ihre Dateiformatoptionen.

Das Verständnis Ihrer Dateiformatoptionen ist für eDiscovery entscheidend, da verschiedene Formate ihre eigenen Vor- und Nachteile sowie Anwendungsfälle haben. Hier ist, was das für den täglichen eDiscovery-Einsatz bedeutet.

a. Native Dateien

Native Dateien sind Dateien in ihrem ursprünglichen Erstellungsformat, wie .docx für Word oder .xlsx für Excel. Sie sind großartig, weil sie alle Metadaten bewahren (was für Rechtsfälle entscheidend sein kann), eingebettete Inhalte wie Hyperlinks/eingebettete Dateien beibehalten und einfach zu indizieren und durchsuchen sind (mit einer eDiscovery-Suchmaschine). Aber sie haben auch Nachteile. Zum Beispiel benötigen Sie wahrscheinlich die ursprüngliche “Eltern”-Software, um native Dateien zu öffnen (z.B. benötigen Sie Microsoft Word, um .docx-Dateien zu öffnen). Außerdem kann sich das Layout Ihrer Dokumente ändern, wenn sie in ihrer nativen Form vorliegen und Sie sie auf verschiedenen Geräten und Softwareversionen anzeigen.

b. TIFF-Dateien.

TIFFs sind ein Rastergrafikformat, das mehrere Bilder speichern kann, darunter auch mehrseitige Dokumente. (Eine Rastergrafik besteht aus winzigen, gleichmäßig großen Pixeln, die in einem Gitter von Säulen und Zeilen angeordnet sind) TIFFs sind großartig, weil sie auf allen Geräten gleich aussehen, leicht annotiert werden können und Bilder “flachlegen”, um das Risiko zu minimieren, versteckte Daten zu übersehen. (Hochwertige Grafikanwendungen wie Photoshop bieten ein mehrschichtiges Dateiformat, sodass Sie jede Schicht unabhängig bearbeiten können. TIFFs „verflachen“ diese mehreren Schichten zu einem einzigen, leicht gemeinsam nutzbaren Äquivalent.) Aber TIFFs haben auch ihre Schwächen. Sie sind beispielsweise nicht „durchsuchbar“ (mit einer eDiscovery-Suchmaschine), es sei denn, sie haben eine zugehörige Textdatei. Da es sich um “Bilder” eines Dokuments handelt, können Sie auch nicht mit (z. B. hervorheben) einem Tiff -Bild so interagieren, wie Sie es mit dem Originaldokument tun würden. Außerdem nehmen TIFFs im Vergleich zu anderen Bildformaten viel Platz ein.

c. PDF-Dateien

PDFs sind ein Dateiaustauschformat, das das Layout eines Quelldokuments einfriert. Das bedeutet, dass das Layout eines PDFs gleich bleibt, auch wenn Sie es auf einem anderen Computer mit neuen Einstellungen öffnen. Außerdem können Sie in einem PDF nach Schlüsselwörtern suchen und dessen Inhalte mit einem Passwort schützen. Der Hauptnachteil von PDFs ist, dass Sie beim Konvertieren einer nativen Datei in ein PDF einige Metadaten verlieren könnten. Und “dynamische” Inhalte wie Excel-Formeln werden in einem PDF “statisch” (d.h. unveränderlich und nicht reagierend). Außerdem nehmen PDFs oft mehr Platz ein als reguläre Textdateien.

d. PST- und OST-Dateien.

PSTs (Personal Storage Tables) und OSTs (Offline Storage Tables) sind E-Mail-Speicherformate, die von Microsoft Outlook verwendet werden. Sie sind großartig, weil sie die ursprüngliche hierarchische Struktur von E-Mails und Ordnern in einem Posteingang beibehalten. Und zusätzlich zum Speichern von E-Mails speichern sie Anhänge, Adressbücher, Kalenderereignisse und mehr. Das Hauptproblem bei ihnen ist jedoch, wie leicht sie beschädigt werden können, je größer sie werden. Außerdem benötigen Sie spezialisierte proprietäre Software (z.B. Microsoft Outlook), um sie zu öffnen. Trotzdem sind sie nützlich, wenn Ihr Fall E-Mail-lastig ist und Sie vollständige E-Mail-Threads und Anhänge überprüfen müssen.

Sobald Sie Ihre Dateiformatoptionen überprüft haben, ermitteln Sie Ihre Prioritäten.

Die Art des Dateiformats, das Sie wählen, hängt davon ab, was Sie mit dem Format erreichen möchten. Sie müssen also Ihre Prioritäten festlegen. Hier sind einige, die Sie berücksichtigen sollten.

a. Durchsuchbarkeit.

Wie schnell und effektiv möchten Sie Dateiinhalte und Metadaten durchsuchen können? Wenn dies eine Priorität ist, wählen Sie ein Format, das von Natur aus durchsuchbar ist oder mit anderer leicht verfügbarer Software durchsuchbar gemacht werden kann

b. Metadaten-Erhaltung.

Wenn Ihr Fall von Details wie Zeitstempeln oder Geolokalisierung abhängt, wählen Sie ein Format, das keine Kompromisse bei den Metadaten eingeht.

c. Zugänglichkeit.

Werden Sie regelmäßig mit einem Team zusammenarbeiten? Wenn ja, möchten Sie ein Format, das leicht zugänglich ist. Idealerweise ein “offenes” Format (nicht an proprietäre Software gebunden) mit breiter Kompatibilität.

d. Größe und Lagerung.

Berücksichtigen Sie Speicherkosten und Effizienz. Einige Formate sind zwar in anderer Hinsicht überlegen, sind aber möglicherweise sperriger und für die Speicherung weniger optimal.

e. Sicherheit.

Angesichts der zunehmenden Besorgnis über Datenschutzverletzungen möchten Sie sich möglicherweise ein Format mit Verschlüsselung, Malware-Schutz und Kompatibilität mit DRM-Tools.

f. Haltbarkeit.

Manchmal müssen Sie Formate priorisieren, die den Test der Zeit bestehen können, und dabei Faktoren wie die Akzeptanzrate (also, wie beliebt eine Software wird) und die Abwärtskompatibilität (also, ob ein Format mit älterer Software funktioniert) berücksichtigen.

g. Aussehen.

Wenn es wichtig ist, das ursprüngliche Layout und Erscheinungsbild eines Dokuments beizubehalten, wählen Sie ein Format aus, das auf verschiedenen Plattformen einheitlich bleibt.

Nun, gleichen Sie diese Bedürfnisse mit Ihren Dateiformatoptionen ab. Für eDiscovery empfehlen wir Folgendes.

Wir empfehlen unseren Kunden die folgenden Formate, aufgelistet nach absteigender Präferenz:

Idealerweise möchten Sie eine native Load-File-Produktion für eDiscovery.

Native Formate sind großartig, weil sie im Vergleich zu anderen Formaten so viele Dateimetadaten schützen . Wenn Sie also Produktionen erhalten, fordern Sie diese nach Möglichkeit im nativen Format an. Idealerweise sollten diese nativen Produktionen mit einer Load-Datei geliefert werden , die Ihrer Software hilft, Daten systematisch in eine zugrunde liegende Datenbank zu organisieren.

Wenn native Dateien nicht verfügbar sind, ist Ihre nächste beste Wahl eine PDF-Load-File-Produktion.

PDF-Load-Dateien werden immer mehr zum Branchenstandard, daher ist es nicht ungewöhnlich, sie anzufordern. Bestehen Sie jedoch darauf, dass es sich bei diesen PDFs um einzelne Dokumente handelt und nicht um ein massives PDF aller Falldokumente. (Dieser konsolidierte PDF-Ansatz macht Überprüfungen viel komplizierter. Bedenken Sie daran, wie viel Zeit Sie verschwenden, wenn das Durchsuchen eines einzelnen Dokuments nach Schlüsselwörtern bedeutet, dass Sie standardmäßig alle anderen Dokumente in diesem PDF durchsuchen müssen!)

Wenn Sie keine PDFs erhalten können, fordern Sie eine TIFF-Load-File-Produktion an.

Das TIFF-Format wurde seit 1992 nicht mehr aktualisiert, ist aber immer noch verwendbar. Beachten Sie jedoch, dass TIFF-Produktionen möglicherweise Sicherheitslücken und eine geringere digitale Auflösung aufweisen und nicht über die gleichen Funktionen verfügen wie native Formate und PDFs.

Als letzte Möglichkeit können Sie mit großen konsolidierten PDFs, TIFF-Sortimenten ohne Load-Dateien und Papierdateien arbeiten.

Die Verarbeitung dieser Formate ist zweifellos arbeitsintensiver, aber machbar, wenn Sie auf bestimmten Standards bestehen. Sie können beispielsweise verlangen, dass physische Dokumente mit einer Auflösung von 300 PPI (Pixel pro Zoll) gescannt werden. nd Sie können die optische Zeichenerkennung (OCR) verwenden , um das gescannte Bild in Text umzuwandeln, den Ihr Computer „lesen“ und durchsuchen kann.

Machen Sie sich Sorgen, dass Sie mit dem „falschen“ Format zu kämpfen haben? Mit der richtigen eDiscovery-Software ist das kein Problem.

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