Was ist der Unterschied zwischen PDF-, DOCX-, TXT- und RTF-Dateien in eDiscovery?

17 March 2024 by Anith eDiscovery documents

TakeAway: Jede der vier gängigen Arten von Textdokumenten hat ihre Vor- und Nachteile. Word-Dokumente und PDFs sind am nützlichsten: Word-Dokumente zum Bearbeiten und PDFs zum Teilen. Und ihre Unterschiede tauchen in diesen drei Phasen von eDiscovery auf – (A) beim Öffnen von Dateien, (B) beim Durchsuchen und C) beim Erstellen von Dateien.

Was sind “Dateierweiterungen”?

Bei der elektronischen Erkennung (eDiscovery) haben Sie es mit verschiedenen Arten elektronischer Daten zu tun – Textdokumente, E-Mails, Tabellenkalkulationen, Audiodateien, Videodateien usw. Und jeder Dateityp benötigt zum Öffnen eine andere Software. Also Microsoft Word für Textdokumente, Microsoft Excel für Tabellenkalkulationen, VLC-Player für Videos usw. Aber woher weiß Ihr Computer, welche Software für welche Datei verwendet werden soll? Es untersucht die Dateierweiterung – also die Buchstabenfolge, die auf den Dateinamen folgt (und durch einen Punkt vom Namen getrennt ist). Eine Audioaufnahme Ihres Interviews mit einem Kunden könnte also den Namen interview.mp3 haben. Hier teilt das „ .mp3 “ am Ende dem Computer mit, dass es sich bei der Datei um eine Audiodatei handelt, was bedeutet, dass sie von einer Audio-Software geöffnet wird – wie dem Windows Media Player.

Was sind die gängigen Dateierweiterungen für Textdokumente?

Hier sind die 4 verschiedenen Dateitypen, auf die Sie am häufigsten stoßen werden:

1. Nur-Text-Dateien (TXT): Der einfachste Dokumenttyp, den Sie sehen werden

Sie haben die Dateierweiterung „.txt“ .
Sie speichern einfachen Text – nur Buchstaben, Zahlen und Symbole. Also keine Formatierungen, Schriftarten, Bilder usw.
Sie lassen sich blitzschnell öffnen, speichern und aufbewahren . Damit eignen sie sich perfekt für schnelle Notizen. Oder als „Lies mich“-Dateien, die mit neuer Software geliefert werden. Und Programmierer verwenden TXT-Dateien, um Quellcode zu schreiben und zu speichern.
Sie können sie mit jeder Textbearbeitungssoftware auf jedem Computer öffnen. Denn kein Technologieunternehmen „besitzt“ sie. Sie können sie also auf einem Windows-Computer mit Software wie Notepad , Wordpad oder Microsoft Word öffnen . Mit TextEdit können Sie dieselbe Datei aber auch auf einem Mac öffnen . Tatsächlich können Sie TXT-Dateien in Webbrowsern wie Chrome und Firefox öffnen. Sowie Hardware-Geräte wie Smartphones und eReader (wie der Amazon Kindle).

2. RTF-Dateien (Rich Text Format): TXT-Dateien, die Sie formatieren können**

RTFs sind eine Stufe höher als TXT-Dateien. Und sie ähneln eher normalen Textverarbeitungsdokumenten.

Sie haben die Dateierweiterung „.rtf“.
Sie können Ihren Text formatieren und einfache Bilder einfügen. Ändern Sie also die Schriftart, erhöhen Sie die Buchstabengröße, fügen Sie Absätze hinzu, richten Sie Ihren Text aus/rechtfertigen Sie ihn, fügen Sie Aufzählungslisten hinzu usw.
Sie sind einfach zu öffnen , genau wie TXT-Dateien. Das RTF-Format gehört zu Microsoft, aber Sie können sie auf jedem Betriebssystem öffnen (wie Unix, Macintosh und Windows).

3. Word-Dokumente (DOCX): Das ultimative in der Textverarbeitung

Wenn Sie an „Textverarbeitung“ denken, denken Sie an DOCX-Dateien.

Sie haben die Dateierweiterung „.docx“ . Microsoft begann in den 1980er Jahren mit der Entwicklung. Und damals hatten sie die Erweiterung „.doc“ .
Sie haben jede erdenkliche Bearbeitungsfunktion, die Sie benötigen. Sie können Ihren Text wie bei RTFs formatieren und ausrichten. Sie können aber auch komplexe Bilder, Tabellen, Diagramme, Kopf-/Fußzeilen, Hyperlinks, Kommentare, Referenzen, Wasserzeichen, Makros und viele andere Dinge einfügen. Außerdem können Sie Rechtschreibung und Grammatik überprüfen und an Dokumenten vorgenommene Änderungen nachverfolgen.
Aber sie sind schwieriger zu öffnen. Im Gegensatz zu TXTs und RTFs können Sie sie nicht mit jedem beliebigen Texteditor öffnen. Sie sind ein Microsoft-Produkt und müssen mit Microsoft Word geöffnet werden . Es gibt Hacks, um dieses Problem zu umgehen (z. B. kann Macs TextEdit öffnen DOCXs), aber die meisten sind nicht ideal.

4. Portable Digital Format (PDF)-Dateien: Für den Fall, dass Sie Dokumente teilen möchten

Sie haben die Dateierweiterung „.pdf“. Und das Softwareunternehmen Adobe begann in den 90er Jahren mit der Entwicklung.
Ihr Layout und Ihre Formatierung bleiben unabhängig vom verwendeten Gerät, Betriebssystem oder der verwendeten Anwendung gleich. Deshalb sind sie perfekt zum Teilen geeignet. Im Gegensatz dazu haben verschiedene Versionen von Microsoft Word normalerweise unterschiedliche Standardeinstellungen. Ihre sorgfältig formatierten DOCXs werden also oft unkenntlich, wenn sie zwischen Computern hin und her geschickt werden.
Sie sind leicht zu öffnen. Anders als DOCXs sind sie nicht an eine einzige Anwendung gebunden. Sie können sie also mit dem offiziellen Acrobat Reader von Adobe sowie vielen Anwendungen und Webbrowsern von Drittanbietern öffnen. Außerdem sind sie gut „komprimiert“. Daher nehmen sie nicht viel Platz ein und lassen sich daher leichter teilen.
Aber sie sind schwer zu bearbeiten. Für die Textverarbeitung ist es daher besser, bei DOCXs zu bleiben. Oder konvertieren Sie Ihr PDF zunächst in ein DOCX und bearbeiten Sie es dann.
[Anmerkung: Wenn Sie Papierdokumente scannen, wird die gescannte Version als PDF gespeichert.]

Wann spielt das Dateiformat eines Dokuments in eDiscovery eine Rolle?

Hier sind drei Mal, dass sie auftauchen:

A. Öffnen von eDiscovery-Dokumenten

Normalerweise verwenden Sie verschiedene Anwendungen, um jeden der gerade beschriebenen Dateitypen zu öffnen. Bei einigen, wie DOCXs, haben Sie eine begrenzte Auswahl – Sie möchten bei Microsoft Word bleiben. Und bei anderen wie PDFs haben Sie mehr Optionen. Aber Sie wählen immer noch aus einer kurzen Liste von Anwendungen aus. Mit eDiscovery-Software können Sie jedoch jedes Dokument mit derselben eDiscovery-Anwendung öffnen. Dies vereinfacht die Dinge erheblich, da Sie nicht zwischen Microsoft Word, Adobe Acrobat und jeder anderen Software hin- und herwechseln müssen, die Sie zum Öffnen von Dateien verwenden.

B. Durchsuchen Ihrer eDiscovery-Dokumente

Ihre eDiscovery-Suchmaschine wird mit TXTs, RTFs und DOCXs kein Problem haben. Für PDFs ist jedoch etwas Hilfe erforderlich. Besonders für PDFs von gescannten Papierdokumenten. Denn diese sind keine echten Textdokumente. Vielmehr handelt es sich eher um Fotografien der Originale. Das bedeutet, dass Ihre Software den Text nicht “lesen” kann. Sie benötigen also eine Optical Character Recognition (OCR)-Software, um diese “Fotografien” in maschinenlesbare und -bearbeitbare Textdokumente umzuwandeln.

C. Erstellen Ihrer eDiscovery-Dokumente

Wenn Sie Dateien erstellen, müssen Sie entscheiden, ob Sie diese als „native“ Dateien oder als PDFs erstellen möchten. [„Native“ Dateien sind Dateien, die im gleichen Dateiformat wie zum Zeitpunkt ihrer Erstellung beibehalten werden.] Dies sind die Vor- und Nachteile beider:

Mit „nativen“ Produktionen bewahren Sie Dateimetadaten sicher auf. Sie öffnen diese nativen Dateien jedoch mit der Ursprungssoftware. Um beispielsweise eine DOCX-Datei zu öffnen, muss derjenige, der Ihr Dokument liest, Microsoft Word installiert haben.
Bei PDF-Produktionen sind Sie nicht an eine bestimmte Anwendung gebunden (jeder leicht erhältliche und kostenlose PDF-Reader von Drittanbietern wird funktionieren). Aber Sie verlieren die wertvollen Metadaten, über die wir gerade gesprochen haben.

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