Was sind eDiscovery -Aktenfamilien? Und sollte ich sie beschützen?

14 January 2024 by Anith eDiscovery file-family

Takeway: Dateifamilien sind Gruppen von zugehörigen Dateien. Das Aufteilen dieser “Familien” kann Ihre eDiscovery -Daten verderben. Die Lösung besteht darin, Ediscovery -Software zu finden, die Dateifamilien erkennen und bewahren kann.

Dateifamilien (oder Dokumentfamilien) sind Gruppen zugehöriger Dateien.

Die primäre Datei in dieser Gruppe wird als “übergeordnet” und die anderen als “Kinder” bezeichnet. Hier sind die häufigsten Beispiele für Dateifamilien:

E -Mails und ihre Anhänge. Die E -Mail ist der “Elternteil” und die Anhänge sind die “Kinder”.
Dokumente mit eingebetteten Dateien: Zum Beispiel ein PowerPoint -Dokument, das Folien mit eingebetteten Videoclips enthält. Wenn sie getrennt sind, werden die Videodateien die Kinder sein und der PowerPoint dokumentiert den Elternteil.
RAR -Containerdateien und deren Inhalt: Containerdateien wie RAR, ZIP und PST (für e-Mail) sind bequeme Möglichkeiten, eine Reihe von Dateien zusammen zu bündeln und zu komprimieren. So dass sie weniger Platz einnehmen. Die Containerdatei ist der übergeordnete und der komprimierte Inhalt sind die Kinder.

Dateifamilien erschweren eDiscovery.

Stellen Sie sich vor, Ihr Kunde bittet einen Kollegen, ihr die Details einer neuen Richtlinienänderung per e-Mail zu senden. Der Kollege sendet die e-Mail mit dem Betreff “Das Dokument, das Sie angefordert haben”, einem Körpertext mit der Aufschrift “Hier gehen Sie” und ein Anhang mit der Aufschrift “Änderung der Richtlinien im Dezember”. Während der eDiscovery wird Ihre Software den “Kind” -Bindung als reaktionsschnell erkennen - aufgrund des wichtigsten Ausdrucks “Richtlinienänderung”. Aber es wird das e-Mail -Körper übersehen. Dies wird zu einem Problem, wenn Sie Dateien erstellen. Weil der gegnerische Anwalt die ganze Dateifamilie möchte, nicht nur die reaktionsschnelle Bindung.

Wo werden Filesfamilien sonst noch in der eDiscovery auftauchen?

Sie werden sie erkennen, wenn Sie Dateien deduplicieren, sucht, markieren und “erzeugen”.

Deduplicating Dateien: Sie können nicht immer Duplikate löschen. Die Deduplizierung ist der Prozess der Entfernung identischer, nahezu identischer oder ähnlicher Dokumente aus Ihrem eDiscovery -Fall. Doppelte Dokumente verschwenden Ihre Zeit und erhöhen Sie die Kosten. Also, was machst du mit ihnen? Sie können sie nicht immer löschen - besonders wenn es um Filesfamilien geht. Wenn Sie beispielsweise zwei verschiedene übergeordnete e-Mails haben, aber Kopien desselben untergeordneten Dokuments haben, sollte eines dieser untergeordneten Dokumente gelöscht werden? Oder wenn dieses untergeordnete Dokument auch auf der Festplatte des Empfängers auf der Festplatte des Empfängers gespeichert wird, sollte es gelöscht werden? Wie Sie sehen können, wird das Trennen und Löschen von Dateifamilien schwierig. Sie müssen also entscheiden, welche Deduplizierungseinstellungen für diese Szenarien verwendet werden sollen.
Durchsuchen Ihrer Dateien: Die Bearbeitung eines e-Mail -Anhangs kann die Dateifamilien aufteilen Um die Schlüsselwörter zu finden, nach denen Sie suchen, muss Ihre eDiscovery-Software Ihre Daten indizieren. Das heißt, es erstellt eine Datenbank Ihres Inhalts. Die Sache ist, dass die Indexierung mit Dateifamilien durcheinander bringen kann. Nehmen Sie zum Beispiel e-Mail -Anhänge. Um einen Anhang zu indizieren, muss Ihre Software sie aus der übergeordneten e-Mail extrahieren. Aber was ist, wenn es den Eltern-Kind-Link zerfällt? Sie verlieren den Kontext für alle Informationen, die Sie von dem “Kinder” -Boot eingeben können.
Tagging -Dateien: Denken Sie daran, die ganze Familie zu markieren Sie möchten nicht weiter nach Ihrem eDiscovery-Fall suchen müssen. Hier kommen eDiscovery-Tags. Sie sind virtuelle “Sticky Notes”, die Sie an ein Dokument anhängen. Und sobald Sie eine Reihe von Dokumenten getaggt haben, können Sie sie alle anziehen, indem Sie auf das Tag klicken. Sie müssen also nicht weiterhin Ihren Fall für sie durchsuchen. Und genau wie echte Haftnotizen ändern Tags das Dokument nicht. Die Herausforderung besteht darin, sich zu beachten, dass jede Datei in einer Familie das gleiche Tag gibt. Andernfalls werden sie aufgeteilt, wenn Sie sie überprüfen. Glücklicherweise können Sie mit den besten eDiscovery -Anwendungen automatisch eine ganze Dateifamilie markieren.
Dateien produzieren: Familien können bei der Änderung der Produktionsformate de-verknüpft werden. Sollten Sie Dateien in ihrem “nativen” Format erstellen? Oder als PDF? Jede Anwendung, die Sie verwenden, erstellt Dateien in einem bestimmten “Format”. Dies bedeutet, dass die Daten der Datei auf eine bestimmte Weise strukturiert. So erstellt Microsoft Word beispielsweise DOCX -Dateien (eine Datei mit einer “.docx” -Weiterung). Diese Erweiterung ist einzigartig für Wort. Und es fordert Ihr Computer mit, dass Sie Word verwenden, um die Datei zu öffnen. Dies ist das “native” Format der Datei. D.h. das Format, in dem es ursprünglich erstellt wurde. Wenn Sie Dateien in ihrem nativen Format produzieren, muss der gegnerische Anwalt die native Software haben. Aber was ist, wenn diese Software schwer zu finden ist? Oder zu teuer? Außerdem sind native Dateien leicht zu manipulieren oder fälschlicherweise zu ändern. Deshalb produzieren Menschen oft Dateien als PDFs. Die Herausforderung besteht darin, über Eltern- und Kinderdateien zusammenzuhalten, wenn sie in PDFs konvertiert werden.

Also, was ist die Lösung? Holen Sie sich die richtige eDiscovery-Software.

Zunächst müssen Sie eine Dateifamilienrichtlinie einrichten. Entscheiden Sie im Voraus, wie Sie in Ihren elektronisch gespeicherten Informationen (ESI) Dateifamilien sammeln, behandeln, überprüfen und produzieren. Zweitens benötigen Sie Software, mit der diese Dateifamilienrichtlinie in Aktion gestellt werden kann.

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