GERMAN POST: So handhaben Sie eDiscovery für Gmail

01 May 2025 by ROSS eDiscovery processing

Fazit: Gmail eignet sich perfekt für den E-Mail-Versand, aber nicht für eDiscovery. Exportieren Sie Ihre E-Mails daher aus Gmail (als MBOX-Datei), importieren Sie sie in Ihre eDiscovery-Software und nutzen Sie wichtige eDiscovery-Tools, um sie zu durchsuchen und für die Produktion vorzubereiten.

Gmail eignet sich perfekt zum Versenden von E-Mails, aber nicht für eDiscovery.

Gmail bietet hervorragende Archivierungs- und Suchfunktionen für die E-Mail-Bearbeitung. Für eDiscovery reichen diese jedoch nicht aus. Die Suchmaschine kann Ihnen beispielsweise helfen, E-Mails anhand relevanter Schlüsselwörter, Datumsangaben usw. zu finden. Sie kann jedoch nur E-Mails verarbeiten. Anhänge wie PDFs, Word-Dokumente oder Tabellen können Sie nicht durchsuchen. Außerdem können Sie E-Mails nicht taggen, schwärzen oder produzieren.

Was können Sie stattdessen tun? Übertragen Sie Ihre E-Mails in eine eDiscovery-Anwendung und überprüfen Sie sie dort.

Anstatt Gmail zum Überprüfen Ihrer E-Mails zu verwenden, können Sie eine spezielle eDiscovery-Anwendung nutzen. (Hier erfahren Sie, wie Sie die richtige eDiscovery-Software für Ihre Kanzlei auswählen.) Sobald Sie die Software installiert haben, folgen Sie diesen sieben einfachen Schritten, um Ihr Gmail-Postfach zu überprüfen und zu erstellen.

Schritt 1: Exportieren Sie Ihr Gmail-Postfach

Mit Gmail können Sie E-Mails über eine MBOX-Datei exportieren. Öffnen Sie dazu Google Takeout . Dort finden Sie eine Liste exportfähiger Apps wie Google Kalender, Google Drive usw. Standardmäßig ist die gesamte Liste aktiviert und bereit zum Export. Deaktivieren Sie daher zunächst alle Apps, indem Sie auf „ Keine auswählen “ klicken. Scrollen Sie anschließend nach unten, bis Sie die Gmail-App sehen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen daneben und wählen Sie die Option „ Alle E-Mails exportieren “. Google verpackt Ihre E-Mails als MBOX-Datei in einer ZIP-Datei und stellt einen Download-Link bereit.

Schritt 2: Importieren Sie das Postfach in Ihre eDiscovery-Software

Sie können nun Ihr Postfach in Ihre eDiscovery-Anwendung importieren. Wenn Sie Cloud-basierte Software wie GoldFynch verwenden , ziehen Sie Ihre MBOX-Datei einfach per Drag & Drop in Ihren eDiscovery-Browser. GoldFynch entpackt und verarbeitet die Datei automatisch, führt eine Texterkennung (OCR) für PDFs und gescannte Dokumente durch und erhält Datei-Familien (z. B. E-Mails mit Anhängen) zusammen – für bessere Nachverfolgbarkeit.

Schritt 3: Durchsuchen Sie Ihre E-Mails mit der Suchmaschine Ihrer Software

Sobald Ihre E-Mails geladen sind, können Sie eDiscovery-spezifische Tools verwenden.Sie können Ihre E-Mails jetzt beispielsweise mithilfe von „Schnellsuchen“ erkunden. Das heißt, Sie geben ein Thema, einen Namen, ein Stichwort oder ein Datum ein und Ihre Software zeigt Ihnen relevante E-Mails an. eDiscovery-Software durchsucht nicht nur E-Mails, sondern alle elektronisch gespeicherten Informationen. Wenn Sie beispielsweise nach den Namen der Verwalter „ John Peterson“ und „ Sally Andry “ suchen, zeigt Ihre Software E-Mail-Austausche, angehängte PDF-Dateien, Word-Dokumente, Bilder und mehr an. Alles, was diese Stichworte (also Namen) enthält. Sie schlägt Ihnen auch verwandte Suchvorgänge vor. Und denken Sie daran: Sie können auch Dateimetadaten durchsuchen . In unserem Beispiel mit John/Sally sucht die Software im Textkörper Ihrer E-Mails und in den Metadatenfeldern „Absender“/„Empfänger“ nach den Stichworten.

Schritt 4: Konzentrieren Sie sich mithilfe der erweiterten Suche auf responsive Dateien

Nach ein paar einfachen Suchen haben Sie ein Gespür für Ihren Fall. Nun können Sie mit erweiterten Suchen tiefer graben und Schlüsselwörter kombinieren, um Nischendateien zu finden. Im Beispiel mit John und Sally könnten Sie die Software anweisen: „Finde alle E-Mails, die Sally zwischen April 2019 und Mai 2020 an John gesendet hat. “ Dazu verschachteln Sie Boolesche Operatoren über einfache Dropdown-Felder. ( So funktionieren erweiterte Suchen. ) Sie erstellen jede Suche schrittweise, indem Sie sie an einigen E-Mails testen, sie anhand Ihrer Ergebnisse anpassen und erneut testen. Sobald Sie die Suche ausreichend verfeinert haben, können Sie sie speichern und später wiederverwenden.

Schritt 5: Gruppieren Sie verwandte E-Mails und Dateien, indem Sie sie mit Tags versehen

Haben Sie relevante E-Mails gefunden, markieren Sie sie mit Tags, um sie einfacher zu überprüfen und zu produzieren. Tags funktionieren wie digitale Klebezettel, die Sie an Dateien anbringen, ohne die Metadaten zu verändern. So können Sie ganze Dateistapel einfach durch Klicken auf das entsprechende Tag aufrufen. Tags fügen den Dateien Kontext hinzu und zeigen Ihnen, wie jede Datei in Ihre umfassende Fallstrategie passt. Außerdem verwenden Sie Tags, um die Dateien aufzurufen, die Sie produzieren möchten. Erfahren Sie mehr über eDiscovery-Tags.

Schritt 6: Schwärzen Sie vertrauliche Informationen

Elektronische Dateien enthalten Metadaten. Daher können wir sie nicht einfach durch einen (virtuellen) Strich durch sensiblen Text redigieren. (Denken Sie daran, dass ein Experte oberflächliche Schwärzungen entfernen und auf versteckte Metadaten zugreifen kann.) Stattdessen müssen wir Schwärzungsfelder „einbrennen“ und relevante Metadaten löschen. eDiscovery-Anwendungen wie GoldFynch bieten einen praktischen Schwärzungsmanager zur Nachverfolgung Ihrer Arbeit, einen Vorschaumodus zur Übersicht über Schwärzungen vor der Fertigstellung und die Möglichkeit, ganze Seiten auf einmal zu schwärzen. Am wichtigsten ist, dass sie native Dateien inPDFs und TIFFs vor der Schwärzung. So haben Sie die Originale (und deren Metadaten) für spätere Verwendung noch verfügbar. Erfahren Sie mehr über die Schwärzung bei eDiscovery.

Schritt 7: Produzieren und teilen Sie Ihre E-Mails

Die besten eDiscovery-Anwendungen führen Sie durch einen Produktions-Assistenten. Mit GoldFynch können Sie auswählen, welche E-Mails produziert werden sollen, in welchem Format und mit welchen Optionen. Ihre Produktionen werden automatisch mit einem Bates-Stempel versehen und Sie können sie über einen Download-Link teilen. So können Sie den Link jederzeit ungültig machen, indem Sie in Ihrem GoldFynch-Browser auf die Schaltfläche „Widerrufen“ klicken. (Mehr zur Dateiproduktion erfahren. )

Sie haben noch nicht die richtige Software für E-Mail-eDiscovery? Probieren Sie GoldFynch.

Wenn Sie eine kostengünstige eDiscovery-Software suchen, die jede Art von eDiscovery unterstützt, sollten Sie GoldFynch ausprobieren. Es ist ein Cloud-eDiscovery-Dienst, speziell entwickelt für kleine und mittelgroße Kanzleien – wie Ihre:

Die monatlichen Kosten für einen 3-GB-Speicherplatz betragen nur 27 US-Dollar. Das ist deutlich weniger als bei vergleichbarer Software. Bei GoldFynch wissen Sie genau, wofür Sie bezahlen – die Preise sind übersichtlich und auf der Website einsehbar.
Die Budgetplanung ist einfach. GoldFynch berechnet nur den Speicherplatz ( die Dateiverarbeitung ist kostenlos ). Wählen Sie aus verschiedenen Tarifen (3 GB bis 150+ GB) und wissen Sie im Voraus, wie viel Sie bezahlen. Sie können so viele Daten hochladen und löschen, wie Sie möchten , solange Sie Ihr Speicherlimit nicht überschreiten. Selbst wenn Sie das Limit überschreiten, können Sie Ihren Tarif mit nur wenigen Klicks upgraden. Die Abrechnung erfolgt anteilig – Sie zahlen also nur für die Zeit, die Sie mit dem jeweiligen Tarif verbringen. Bei herkömmlicher Software sind die Preise deutlich weniger vorhersehbar.
Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten. GoldFynch läuft in der Cloud und ist über Ihren Webbrowser (Google Chrome empfohlen) nutzbar. Keine Installation. Keine Verkaufsgespräche oder E-Mails. Außerdem erhalten Sie einen kostenlosen Testzugang (0,5 GB Datenvolumen und 1 GB Verarbeitungslimit), ganz ohne Angabe einer Kreditkarte.
Die Bedienung ist kinderleicht. Viele eDiscovery-Anwendungen erfordern Stunden, um sich einzuarbeiten. GoldFynch hingegen ist in wenigen Minuten erledigt. Es erledigt viele komplexe Prozesse im Hintergrund, aber die Bedienung ist minimalistisch und intuitiv. Ziehen Sie Ihre Dateien einfach per Drag & Drop in GoldFynch – und schon kann es losgehen. Außerdem erhalten Sie schnellen und zuverlässigen technischen Support.
Greifen Sie von überall und rund um die Uhr darauf zu. Alle Ihre Dateien werden in der Cloud gesichert und sind sicher.