So konvertieren Sie eine MSG-Datei in eine PDF

20 May 2023 by Anith eDiscovery msg email Outlook

Takeaway: (1) Wenn Sie Outlook haben, speichern Sie Ihre MSG als PDF in der Software. (2) Wenn Sie keinen Outlook haben, verwenden Sie einen MSG-to-PDF-Konverter von 3rd-Party. (3) Wenn Sie eine sichere Konvertierung wünschen, verwenden Sie eine eDiscovery -Anwendung wie Goldfynch.

Wenn MSGs und PDFs beide Text speichern, wie unterscheiden sie sich dann?

MSGS (Outlook Mail -Nachrichtendateien) haben die Dateierweiterung “.msg”. Und PDFs (tragbare Dokumentformatdateien) haben die Erweiterung “.pdf”. Es gibt jedoch grundlegende Unterschiede.

1. Eine MSG Datei wurde entwickelt, um Microsoft Outlook E-Mails zu speichern.

Outlook speichert E-Mails und andere ‘Artikel’ (Kalendertermine, Kontakte aus Ihrem Adressbuch usw.) als PSTs, während sie sich in der Outlook-Bewerbung befinden. Sobald Sie jedoch eine einzelne E -Mail oder ein einzelnes Element aus Outlook und auf Ihren Computer verschieben, wird sie in eine MSG umgewandelt. Die Daten in dieser MSG sind jedoch nicht nur ein einfacher Text. Vielmehr wird der gesamte Text in eine Datenbank hinter den Kulissen versetzt. Dies sind beispielsweise einige der Datenbankfelder: die Namen des Absenders und die Namen des Empfängers (für eine E-Mail), Kontaktinformationen (für ein Adressbuchelement), Termindetails (für ein Kalenderelement) usw. Das Schöne an der Datenbank ist, dass sie die Daten strukturiert, sodass es einfacher ist, später zu suchen.

2. Eine PDF-Datei ist ein druckerfreundliches, freiwilliges Dokument.

Adobe entwickelte in den 90ern PDFs, um Dokumente zwischen Computern mit unterschiedlichen Betriebssystemen und Software zu teilen. Wenn Sie beispielsweise ein Microsoft-Word Dokument auf einen anderen Computer übertragen, verfügt die neue Word-Software möglicherweise über unterschiedliche Einstellungen, die das Layout Ihres Dokuments ändern. Bei PDFs spielt diese Änderungen in den Einstellungen keine Rolle, da das PDF-Format so konzipiert ist, dass Ihr Dokument genau gleich bleibt. Dieser Vorteil ist jedoch mit Kosten: Ihr Text befindet sich nicht automatisch in einer leicht durchsuchbaren Datenbank, wie bei einer MSG.

Wie konvertieren Sie eine MSG in ein PDF?

Da PDFs gemeinsam genutzbarer sind, möchten Sie häufig eine MSG in eine PDF umwandeln. Dies sind Ihre Optionen, und die, die Sie auswählen, hängt davon ab, welche Software Sie zur Verfügung haben.

Option 1: MSGs mit Outlook in PDFs konvertieren

Wenn Sie Zugriff auf Outlook haben, können Sie Ihre Dateien auf zwei Möglichkeiten konvertieren.

Verwenden Sie Outlooks Option “Drucken zu PDF” (für Windows 10): Gehen Sie in der Menüleiste zu “Datei”, dann “Drucken” und wählen Sie “Microsoft-Druck in PDF”.
Verwenden Sie Outlook und Microsoft Word zusammen (für Nicht-Windows 10 Computer): Wenn Sie kein Windows 10 haben, gibt es eine Problemumgehung. Doppelklicken Sie auf Ihre MSG-Datei, damit sie in Outlook geöffnet wird. Gehen Sie dann zu “Datei” und wählen Sie “Speichern als”. Wählen Sie hier die Option “HTML”. Öffnen Sie nun Ihre neu geschaffene HTML-Datei in Microsoft Word und speichern Sie sie als PDF (gehen Sie zu “Datei”, “Speichern” und wählen Sie “PDF”.

(HINWEIS: Wenn Ihre E-Mail Anhänge enthält, wird Outlook nicht in die PDF aufgenommen. Um MSGs mit ihren Anhängen zu konvertieren, verwenden Sie Option 2 unten.)

Option 2: MSGs “Schnellkonvertieren” an PDFs mit einer Anwendung von Drittanbietern.

Wenn Sie keinen Outlook haben, kann Google Ihnen leicht zu bedienende Konverter von Drittanbietern zeigen. Und mit den meisten von ihnen navigieren Sie zu ihrer Seite, laden Sie Ihre PDF hoch und klicken auf die Schaltfläche “Konvertieren”. Außerdem können Sie sowohl die E -Mail als auch ihre Anhang in eine konsolidierte PDF aufnehmen. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie den Anbieter gründlich recherchieren, wenn Ihre MSGs sensible/private Informationen haben.

Option 3: “Secure-Convert” MSGs zu PDFs mithilfe der eDiscovery-Software.

Wenn Sie etwas über einen kurzen Blick auf den Inhalt einer MSG werfen möchten, lohnt es sich, einen gemesseneren Ansatz zu verwenden, als einen zufälligen Konverter zu wählen. Und das liegt an Dateimetadaten.

Konverter von Drittanbietern schützen die ‘Metadaten’ Ihrer MSG nicht. Aber die eDiscovery-Software wird.

Alle MSGs haben “Metadaten” (d. H. Eine digitale Fußabdruck), die Ihnen wichtige Informationen über die Datei gibt. Metadaten sind Teil der ‘Datenbank’, die wir in der Einführung in MSGs diskutiert haben, und enthält Dinge wie beim Erstellen der MSG, von denen sie erstellt wurde, als sie zuletzt geöffnet wurde usw. Metadaten können sehr nützlich sein, aber leicht zerstört werden. Sie ändern beispielsweise das Datum “Last Opened”, wenn Sie die MSG mit einer App von Schritt 2 oben mit einer App von Drittanbietern öffnen. Hier hilft die eDiscovery -Software. Wenn Sie MSGs in eine zuverlässige eDiscovery -Anwendung laden, können Sie ihren Inhalt lesen und durchsuchen, ohne die Metadaten zu ändern. Und Sie können sie dann in ein PDF umwandeln, indem Sie die Dateien ‘produzieren’. Dies ist länger als Schritt 2 oben, aber es lohnt sich die Mühe, wenn Sie etwas mehr tun wollen, als den Inhalt einer MSG zu überfliegen.

Wie konvertieren Sie MSGs mithilfe der eDiscovery-Software in PDFs?

Verwenden wir als Beispiel die eDiscovery-Software von Goldfynch. Hier sind die Schritte:

Ziehen Sie Ihre MSGs in den Goldfynch-Browser ein. Sie werden automatisch hochgeladen und verarbeitet, ohne Metadaten zu zerstören. (Hinweis: Sie können jede Art von Datei zum Überprüfen hochladen - nicht nur MSGs)
Überprüfen Sie Ihre Dateien mithilfe der erweiterten Suchmaschine von Goldfynch. Sie können Dateien markieren/kommentieren und Kommentare für Ihr Team hinterlassen und vertrauliche Informationen reduzieren.
Konvertieren Sie die Dateien in PDFs, indem Sie sie produzieren.

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