Comment convertir un fichier MSG en PDF

27 April 2023 by ROSS eDiscovery pst msg email Outlook

À emporter: (1) Si vous avez Outlook, enregistrez votre MSG en tant que PDF à partir du logiciel. (2) Si vous n’avez pas Outlook, utilisez un convertisseur MSG-PDF tiers. (3) Si vous voulez une conversion sécurisée, utilisez une application eDiscovery comme Goldfynch.

Si les MSG et les PDF stockent tous les deux du texte, en quoi sont-ils différents?

MSGS (fichiers de message de messagerie Outlook) disposent de l’extension de fichier ‘.msg’. Et les PDF (fichiers de format de document portables) ont l’extension ‘.pdf’. Mais il y a plus de différences fondamentales.

1. Un fichier MSG est conçu pour stocker les e-mails Microsoft Outlook.

Outlook stocke les e-mails et autres ‘articles’ (rendez-vous de calendrier, contacts de votre carnet d’adresses, etc.) en PST pendant leur application Outlook. Mais dès que vous déplacez un e-mail ou un élément individuel hors d’Outlook et sur votre ordinateur, il est converti en MSG. Mais les données de ce MSG ne sont pas seulement du texte. Au contraire, tout le texte est inséré dans une base de données en coulisses. Par exemple, ce sont quelques-uns des champs de la base de données: les noms de l’expéditeur et les ‘destinataires’ (pour un e-mail), les coordonnées (pour un article d’adresse), les détails de rendez-vous (pour un élément de calendrier), etc. La beauté de la base de données est qu’elle structure les données, il est donc plus facile de rechercher plus tard.

2. Un fichier PDF est conçu pour être un document partageable et adapté à l’imprimante.

Adobe a développé des PDF dans les années 90 pour partager des documents entre les ordinateurs avec différents systèmes d’exploitation et logiciels. Par exemple, lorsque vous transférez un document Microsoft Word vers un autre ordinateur, le nouveau logiciel Word peut avoir différents paramètres qui modifient la disposition de votre document. Avec les PDF, ces modifications dans les paramètres n’ont pas d’importance car le format PDF est conçu pour maintenir votre document exactement le même. Mais cet avantage a un coût: votre texte n’est pas automatiquement dans une base de données facilement consultable, comme c’est le cas avec un MSG.

Alors, comment convertissez-vous un MSG en PDF?

Parce que les PDF sont plus partageables, vous voudrez souvent convertir un MSG en PDF. Ce sont vos options, et celle que vous choisissez dépendra du logiciel dont vous disposez.

Option 1: Convertir les MSG en PDF à l’aide d’Outlook

Si vous avez accès à Outlook, voici deux façons de convertir vos fichiers.

Utilisez l’option ‘Imprimer vers PDF’ d’Outlook (pour Windows 10): dans la barre de menu, accédez à ‘’, puis ‘Imprimer’ et choisissez ‘Microsoft Print to PDF’.
Utilisez Outlook et Microsoft Word ensemble (pour les non-windows 10 ordinateurs): si vous n’avez pas Windows 10, il y a une solution de contournement. Double-cliquez sur votre fichier MSG afin qu’il s’ouvre dans Outlook, puis accédez à ‘Fichier’ et choisissez ‘Enregistrer sous’. Ici, choisissez l’option ‘HTML’. Ouvrez maintenant votre fichier HTML nouvellement créé dans Microsoft Word et enregistrez-le en PDF (allez dans ‘Fichier’, puis ‘Enregistrer sous’, et choisissez ‘PDF’.

(Remarque: Si votre e-mail a des pièces jointes, Outlook ne les inclura pas dans le PDF. Pour convertir les msgs avec leurs pièces jointes, utilisez l’option 2 ci-dessous.)

Option 2: MSG ‘rapide’ en PDF à l’aide d’une application tierce

Si vous n’avez pas Outlook, Google peut vous montrer des convertisseurs tiers faciles à utiliser. Et avec la plupart d’entre eux, vous accédez à leur page, téléchargerez votre PDF et cliquerez sur le bouton ‘Convertir’. De plus, vous pourrez inclure à la fois l’e-mail et sa pièce jointe dans un PDF consolidé. Assurez-vous simplement de rechercher le vendeur à fond si vos MSG ont des informations sensibles / privées.

Option 3: MSG ‘Secure-Convert’ en PDF à l’aide du logiciel eDiscovery

Si vous voulez faire quoi que ce soit au-delà, jetez un aperçu rapide du contenu d’un MSG, il vaut la peine d’utiliser une approche plus mesurée que de choisir un convertisseur aléatoire. Et cela est dû aux métadonnées de fichier.

Les convertisseurs tiers ne protégeront pas les «métadonnées» de votre MSG. Mais les logiciels d’eDiscovery le feront.

Tous les MSG ont des ‘métadonnées’ (c’est-à-dire une empreinte numérique) qui vous donne des informations clés sur le fichier. Les métadonnées font partie de la ‘base de données’ dont nous avons discuté dans l’introduction aux MSG et comprend des choses comme lorsque le MSG a été créé, avec qui il a été créé, lors de sa dernière ouverture, etc. Les métadonnées peuvent être très utiles mais sont facilement détruites. Par exemple, vous modifierez la date de métadonnées ‘dernier ouverte’ lorsque vous ouvrez le MSG avec une application tierce à partir de l’étape 2 ci-dessus. Voici où le logiciel eDiscovery aide. Lorsque vous chargez des MSG dans une application fiable eDiscovery, vous pouvez lire et rechercher leur contenu sans modifier les métadonnées. Et vous pouvez ensuite les convertir en PDF en ‘produisant’ les fichiers. Cela est plus long que l’étape 2 ci-dessus, mais cela vaut l’effort si vous allez faire autre chose que parcourir le contenu d’un MSG.

Comment convertissez-vous les MSG en PDF à l’aide du logiciel eDiscovery?

Utilisons un exemple du logiciel eDiscovery de Goldfynch. Voici les étapes:

Gagnez vos msgs dans le navigateur Goldfynch. Ils seront automatiquement téléchargés et traités sans détruire les métadonnées. (Remarque: vous pouvez télécharger n’importe quelle sorte de fichier pour examiner - pas seulement les msgs)
Passez en revue vos fichiers à l’aide du moteur de recherche avancé de Goldfynch. Vous pouvez marquer / annoter les fichiers et laisser des commentaires pour votre équipe et faire réprimer les informations sensibles.
Convertissez les fichiers en PDF en les produisant.

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Cela ne coûte que 10 $ par mois pour un cas de 1 Go: c’est beaucoup moins que les logiciels la plupart des compositions. Avec Goldfynch, vous savez ce que vous payez exactement - son prix est simple et facilement disponible sur le site Web.
Il est facile de budgétiser. Goldfynch charge uniquement pour le stockage (le traitement est gratuit). Alors, choisissez parmi une gamme de plans (1 Go à 150 Go) et sachez à l’avance combien vous paierez. Il ne faut que quelques clics pour passer d’un plan à un autre, et la facturation est prorée - vous ne paierez donc que pour le temps que vous passez pour un plan donné. Avec les logiciels hérités, les prix sont beaucoup moins prévisibles.
C’est simple à utiliser. De nombreuses applications d’eDiscovery prennent des heures à maîtriser. Goldfynch prend des minutes. Il gère beaucoup de traitement complexe en arrière-plan, mais ce que vous voyez est minime et intuitif. Il suffit de glisser-déposer vos fichiers dans Goldfynch et vous êtes prêt à y aller. De plus, il est conçu, développé et géré par la même équipe. Vous obtenez donc un support technologique rapide et fiable.
Cela vous maintient flexible. Pour créer un cas défendable, vous devez être en mesure d’ajouter et de supprimer librement les fichiers. De nombreuses applications facturent pour traiter chaque fichier que vous téléchargez, vous serez donc réticent à laisser votre cas rétrécir et grandir. Et cela vous étouffe. Avec Goldfynch, vous obtenez un traitement illimité gratuitement. Ainsi, sur un plan de 1 Go, vous pouvez ajouter et supprimer 5 Go de données sans coût supplémentaire - tant qu’il n’y a qu’à 1 Go dans votre cas à tout moment. Et si vous traversez 1 Go, votre plan améliore automatiquement et vous serez facturé pour le temps passé sur chaque plan. C’est la beauté des prix au prorata.
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