FRENCH POST: PST et OST : Quelles sont les différences ? Et autres questions fréquentes

04 April 2025 by Anith eDiscovery ost pst Outlook emails
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À retenir : Microsoft Outlook stocke les e-mails au format PST et OST. Créer plusieurs fichiers PST et convertir des fichiers OST en fichiers PST est facile grâce à Outlook. Cependant, pour l’eDiscovery, vous aurez besoin d’un logiciel dédié.

Vous voulez en savoir plus sur ces fichiers ? Voici les réponses à 5 questions courantes.

Presque toutes les entreprises utilisent des fichiers PST ou en ont quelque part. Mais qu’est-ce qu’un PST et comment est-il utilisé ?

1. Quelles sont les différences entre PST et OST ?

Microsoft Outlook stocke les e-mails, les contacts, les éléments de calendrier, les notes, etc. dans les fichiers PST et OST, mais :

  • Les PST (tables de stockage personnelles) ne fonctionnent que lorsque vous travaillez en ligne, avec une connexion internet active. Grâce à elles, vous pouvez envoyer, recevoir et modifier des e-mails en temps réel. Cependant, elles sont stockées sur votre ordinateur et ne sont pas synchronisées avec un serveur central.
  • Les OST (Offline Storage Table) ne nécessitent pas de connexion Internet. Ils sont parfaits pour travailler en déplacement sans accès à Internet (par exemple, en avion). Ils sont stockés sur le serveur central Exchange de Microsoft et vous devrez les synchroniser avec votre ordinateur. Ils vous permettent de lire et d’écrire des e-mails, mais leur envoi et leur réception restent limités par votre connexion Internet.

2. Est-il possible de convertir des OST en PST ?

Oui ! Et il existe de nombreuses façons de :

  1. Exporter votre boîte mail au format PST : Vous pouvez exporter l’intégralité de votre boîte mail Outlook au format PST. Pour cela, sélectionnez « Importer et exporter » dans l’onglet « Fichiers ». Choisissez ensuite le format de sortie « Fichier de données Outlook (.PST) » et sélectionnez l’emplacement d’enregistrement du fichier PST.
  2. Utilisez l’option « Archivage » dans Outlook : Outlook propose une option « Archivage automatique » : vos fichiers OST seront automatiquement enregistrés au format PST pendant votre travail. Cette option se trouve dans Fichier > Options > Avancé > Archivage automatique. Vous pouvez même définir la durée d’archivage automatique et l’emplacement de stockage du fichier PST.
  3. Utiliser un logiciel de conversion tiers : les deux méthodes précédentes sont gratuites, mais nécessitent un compte Microsoft Exchange et un accès au serveur Exchange. Il est possible de convertir un fichier OST en fichier PST sans ces fichiers en utilisant un convertisseur tiers .

3. Est-il possible d’ouvrir des fichiers PST et OST sans Microsoft Outlook ?

Oui, c’est facile avec un visualiseur PST/OST gratuit . Vous ne pourrez cependant pas utiliser le contenu des fichiers, mais seulement le visualiser. Un bon visualiseur simplifie la tâche : il suffit de glisser-déposer le fichier dans le visualiseur. Le fichier s’ouvre automatiquement et vous permet d’analyser vos fichiers PST directement depuis votre disque dur, sans avoir à télécharger d’informations. Vos données restent ainsi sécurisées.

4. Est-il judicieux d’utiliser les PST pour stocker ses e-mails ?

Si vous savez comment bien vous y prendre, alors oui. Il est important d’en tirer le meilleur parti, c’est pourquoi voici quelques conseils utiles . Le format PST a été développé dans les années 90, à une époque où Internet était beaucoup plus lent qu’aujourd’hui et où les connexions étaient plus difficiles à obtenir. La possibilité de travailler sur ses e-mails même sans connexion internet l’a révolutionné. Aujourd’hui, avec les connexions haut débit et le stockage en ligne à bas prix, l’intérêt de stocker ses e-mails localement a diminué. Et plus important encore, le cloud a permis d’accéder facilement à ses e-mails sur tous nos appareils. Cependant, les PST restent pratiques et largement utilisés dans les entreprises modernes. Il est donc important de comprendre comment les utiliser.

5. Que faut-il savoir sur les PST pour l’eDiscovery ?

Plus important encore, vous devez disposer d’un logiciel dédié à l’eDiscovery . L’erreur la plus courante est d’utiliser Outlook pour l’eDiscovery des fichiers PST. Cela est dû à l’empreinte numérique importante que chaque fichier PST possède : ses métadonnées . Or, ces métadonnées sont essentielles à l’eDiscovery. Outlook modifie les métadonnées même lorsque vous l’utilisez uniquement pour consulter vos e-mails, ce qui peut avoir de graves conséquences juridiques. Il est donc important d’utiliser un logiciel d’eDiscovery qui : 1. Conserver les métadonnées, garantissant que les informations importantes restent intactes (date de création du PST, auteur, dernière accès, etc.).

  1. Sécurisez vos données. Un bon logiciel d’eDiscovery stocke vos informations dans le cloud, avec une sécurité de niveau bancaire .
  2. Offrir un moteur de recherche puissant permettant de rechercher simultanément dans plusieurs PST, y compris les e-mails et leurs pièces jointes. Outlook ne permet de rechercher que dans un seul PST à la fois et n’inclut pas les pièces jointes.
  3. Permettre de taguer les e-mails. Un “tag” est une note numérique que vous pouvez ajouter aux e-mails et fichiers, facilitant leur tri et leur analyse.
  4. Offrir une fonction de rédaction. Il est essentiel de pouvoir masquer les informations sensibles dans les e-mails pour protéger les données privilégiées.
  5. Gérer la production des e-mails. La production est essentielle en eDiscovery, et un bon logiciel doit permettre d’exporter les documents dans différents formats (PDF, TIFF, natif) et d’y ajouter des Bates Stamps, tags, etc.

Être capable de travailler avec les PST, c’est poser les bonnes questions.

Ils vous permettent de stocker de grandes quantités d’informations, de choisir leur emplacement et de les utiliser hors ligne, et tout cela sans assistance informatique. L’essentiel est de savoir comment faire. Voici une solution abordable !

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