Quelle est la différence entre les fichiers PDF, DOCX, TXT et RTF dans eDiscovery?

26 April 2024 by Anith eDiscovery documents

À retenir : chacun des 4 types courants de documents texte a ses avantages et ses inconvénients. Les documents Word et PDF sont les plus utiles : des documents Word pour l’édition et des PDF pour le partage. Et leurs différences apparaissent dans ces 3 phases de découverte électronique : (A) Lorsque vous ouvrez des fichiers, (B) Lorsque vous les recherchez et C) Lorsque vous les produisez.

Que sont les « extensions de fichiers » ?

Avec la découverte électronique (eDiscovery), vous traitez différents types de données électroniques : documents texte, courriels, feuilles de calcul, fichiers audio, fichiers vidéo, etc. Et chaque type de fichier nécessite un logiciel différent pour l’ouvrir. Donc, Microsoft Word pour les documents texte, Microsoft Excel pour les feuilles de calcul, VLC player pour les vidéos, etc. Mais comment votre ordinateur sait-il quel logiciel utiliser pour quel fichier ? Il examine l’extension du fichier, c’est-à-dire la série de lettres qui suivent le nom du fichier (et qui sont séparées du nom par un point). Ainsi, un enregistrement audio de votre entretien avec un client pourrait s’appeler : interview.mp3. Ici, le « .mp3 » à la fin indique à l’ordinateur que le fichier est un fichier audio, ce qui signifie qu’il est ouvert par un logiciel audio, comme Windows Media Player.

Quelles sont les extensions de fichiers les plus courantes pour les documents texte ?

Voici les 4 types de fichiers différents que vous rencontrerez le plus souvent :

1. Fichiers de texte brut (TXT) : le type de document le plus simple que vous verrez

Ils ont une extension de fichier « .txt » .
Ils stockent du texte brut – uniquement des lettres, des chiffres et des symboles. Donc, pas de formatage, de polices, d’images, etc.
Ils sont ultra-rapides à ouvrir, enregistrer et stocker. Ce qui les rend parfaits pour noter rapidement des idées. Ou comme fichiers « read me » qui accompagnent les nouveaux logiciels. Et les programmeurs utilisent les fichiers TXT pour écrire et stocker le code source.
Vous pouvez les ouvrir avec n’importe quel logiciel d’édition de texte, sur n’importe quel ordinateur. Parce qu’aucune entreprise technologique ne les « possède ». Donc, vous pouvez les ouvrir sur un ordinateur Windows, avec des logiciels comme Notepad, Wordpad ou Microsoft Word. Mais vous pouvez également ouvrir le même fichier sur un Mac avec TextEdit . En fait, vous pouvez ouvrir des fichiers TXT sur des navigateurs Web comme Chrome et Firefox. Ainsi que des appareils matériels comme les smartphones et les liseuses (comme le Kindle d’Amazon).

2. Fichiers Rich Text Format (RTF) : fichiers TXT que vous pouvez formater

Les RTF sont un niveau supérieur aux fichiers TXT. Et ils ressemblent davantage à des documents de traitement de texte classiques.

Ils ont une extension de fichier « .rtf ».
Vous pouvez formater votre texte et insérer des images simples. Alors, changez la police, augmentez la taille des lettres, ajoutez des paragraphes, alignez/justifiez votre texte, ajoutez des listes à puces, etc.
Ils sont faciles à ouvrir , tout comme les fichiers TXT. Le format RTF appartient à Microsoft, mais vous pouvez l’ouvrir sur n’importe quel système d’exploitation (comme Unix, Macintosh et Windows).

3. Documents Word (DOCX) : le nec plus ultra du traitement de texte

Lorsque vous pensez « traitement de texte », vous pensez aux fichiers DOCX.

Ils ont une extension de fichier « .docx » . Microsoft a commencé à les développer dans les années 1980. Et à l’époque, ils avaient une extension « .doc » .
Ils disposent de toutes les fonctionnalités d’édition imaginables dont vous aurez besoin. Vous pouvez formater et aligner votre texte, comme avec les RTF. Mais vous pouvez également insérer des images complexes, des tableaux, des graphiques, des en-têtes/pieds de page, des hyperliens, des commentaires, des références, des filigranes, des macros et bien d’autres choses. Ainsi que vérifier l’orthographe et la grammaire, et suivre les modifications apportées aux documents.
Mais ils sont plus difficiles à ouvrir. Contrairement aux fichiers TXT et RTF, vous ne pouvez pas les ouvrir avec n’importe quel éditeur de texte. Il s’agit d’un produit Microsoft et vous devrez les ouvrir avec Microsoft Word. Il existe des astuces pour contourner ce problème (par exemple, TextEdit sur Mac peut ouvrir les fichiers DOCX), mais la plupart ne sont pas idéales.

4. Fichiers Portable Digital Format (PDF) : lorsque vous souhaitez partager des documents

Ils ont une extension de fichier « .pdf ». Et la société de logiciels Adobe a commencé à les développer dans les années 90.
Leur mise en page et leur format restent les mêmes, quel que soit l’appareil, le système d’exploitation ou l’application que vous utilisez. C’est pourquoi ils sont parfaits pour le partage. En revanche, les différentes versions de Microsoft Word ont généralement des paramètres par défaut différents. Ainsi, vos DOCX soigneusement formatés deviennent souvent méconnaissables lors du transfert entre ordinateurs.
Ils sont faciles à ouvrir. Contrairement aux DOCX, ils ne sont pas liés à une seule application. Vous pouvez donc les ouvrir avec le logiciel officiel Acrobat Reader d’Adobe, ainsi qu’avec de nombreuses applications tierces et navigateurs web. De plus, ils sont bien « compressés ». ils ne prennent donc pas beaucoup de place, ce qui les rend plus faciles à partager.
Mais ils sont difficiles à éditer. Donc, pour le traitement de texte, il est préférable de s’en tenir aux fichiers DOCX. Ou de convertir votre PDF en DOCX d’abord, puis de l’éditer.
[Remarque: Lorsque vous numérisez des documents papier, la version numérisée est enregistrée au format PDF.]

Quand le format de fichier d’un document est-il important dans eDiscovery ?

Voici 3 fois où ils apparaîtront :

A. Ouverture de documents eDiscovery

Habituellement, vous utiliserez différentes applications pour ouvrir chacun des types de documents que nous venons de décrire. Avec certains, comme les DOCX, vous avez un choix limité : vous souhaitez vous en tenir à Microsoft Word. Et pour d’autres comme les PDF, vous disposez de plus d’options. Mais vous choisissez toujours parmi une liste restreinte de candidatures. Cependant, avec le logiciel eDiscovery, vous pouvez ouvrir n’importe quel type de document en utilisant la même application eDiscovery. Cela rend les choses beaucoup plus simples car vous n’aurez pas à basculer entre Microsoft Word, Adobe Acrobat et tout autre logiciel que vous utilisez pour ouvrir des fichiers .

B. Recherche dans vos documents eDiscovery

Votre moteur de recherche eDiscovery n’aura pas de problème avec les TXT, RTF et DOCX. Mais il aura besoin d’un peu d’aide pour les fichiers PDF. En particulier, les PDF des documents papier que vous avez numérisés. Parce que ce ne sont pas vraiment des documents texte . Il s’agit plutôt de photographies des originaux. Ce qui signifie que votre logiciel ne peut pas « lire » le texte. Vous aurez donc besoin d’ un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour convertir ces « photographies » en documents texte lisibles par machine et modifiables.

C. Produire vos documents eDiscovery

Lorsque vous produisez des fichiers, vous devrez décider si vous les produisez sous forme de fichiers « natifs » ou de PDF. [Les fichiers « natifs » sont les fichiers conservés dans le même format de fichier que lorsqu’ils ont été créés.] Voici les avantages et les inconvénients des deux :

Avec les productions « natives », vous protégez les métadonnées des fichiers. Mais vous ouvrirez ces fichiers natifs avec leur logiciel parent. Donc, par exemple, pour ouvrir un fichier DOCX, la personne qui lit votre document doit avoir Microsoft Word installé.
Avec les productions PDF, vous n’êtes pas lié à une application particulière (n’importe quel lecteur PDF tiers facilement disponible et gratuit fera l’affaire). Mais vous perdrez les précieuses métadonnées dont nous venons de parler.

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