So überprüfen Sie, ob eine Datei bearbeitet wurde

28 March 2023 by ROSS eDiscovery production

Takeaway: Um die Änderungen einer Datei zu verfolgen, untersuchen Sie die versteckte Datei “Metadaten”, um zu sehen, wer an einer Datei gearbeitet hat und was sie geändert haben. Sie können diese Metadaten mit speziellen Tools überprüfen oder einfach die “Eigenschaften” einer Datei betrachten. Um jedoch einen Schritt weiter zu gehen und unbeabsichtigte Metadatenänderungen zu schützen, möchten Sie Ihre Dateien ausschließlich über eine zuverlässige Ediscovery -Anwendung überprüfen.

Alle Dateien sind mit Bonusinformationen mit dem Namen “Metadaten” eingeprägt. Es ist wie ein digitaler Fußabdruck, der den Historium einer Datei verfolgt.

Der sichtbare Inhalt einer Datei ist nur ein Teil aller zugehörigen Daten. Dies liegt daran, dass Ihr Computer es mit einem Live -digitalen Fußabdruck markiert, der jede Dateiänderung aufzeichnet. Normalerweise werden Sie diesen Fußabdruck (als “Metadaten” genannt) nicht sehen, es sei denn, Sie wissen, wo Sie suchen müssen, aber es speichert wertvolle Informationen. Zum Beispiel wird Ihnen angegeben, wer eine Datei erstellt hat und wann der Name des Computers erstellt wurde, auf dem es einen versteckten Text gibt, wenn es Links zu externen Dateien gibt, und mehr. Erfahren Sie mehr über Metadaten.

Es ist diese Metadaten, mit der Ihr Computer die Änderungen eines Dokuments verfolgt.

Jedes Mal, wenn jemand eine Datei bearbeitet, aktualisiert Ihre Software die Metadaten der Datei. So schafft es Collaboration -Tools wie “Track -Änderungen”, Kommentare und Anmerkungen, Versionsgeschichten und vieles mehr. Und so können Sie beurteilen, ob eine Datei für so etwas wie Ediscovery nicht korrumpiert ist. Der Trick beim Erkennen von Änderungen besteht also darin, zu wissen, wie man auf die richtigen Metadaten zugreift.

Idealerweise möchten Sie Metadaten mit den eingebauten Tools einer Anwendung überprüfen.

Viele Anwendungen verfügen über Tools, um Metadaten zu sammeln und die Änderungen eines Dokuments zu verfolgen. Zum Beispiel:

1. Microsoft Words “Track Änderungen” und “Vergleichen”.

Word verfügt über zwei Funktionen, um Änderungen zu verfolgen.

Verfolgen Sie Änderungen. Wenn Sie “Veränderungen” einschalten, werden alle weiteren Änderungen als farbiges Markup aufgezeichnet. Wenn jemand beispielsweise einen Text löscht, wird er nicht entfernt, sodass Sie die Änderungen erkennen können. Und wenn sie Text hinzufügen, wird er in einer anderen Farbe angezeigt. Um diese Funktion zu aktivieren, gehen Sie auf die Registerkarte “Überprüfung” von Word und wählen Sie die Option “Track Änderungen”. Sie haben dann eine Reihe von Markup -Optionen zur Auswahl.
Vergleichen. Auch wenn jemand keine Änderungen der Spur einschaltet, können Sie die Funktion “Verfolgung Änderungen” umkehren, indem Sie das neue (bearbeitete) Dokument mit dem Original vergleichen. Gehen Sie einfach zur Registerkarte Überprüfung und wählen Sie im Dropdown -Menü vergleichbar. Wählen Sie im angezeigten Dialogfeld die Dokumente aus, die Sie vergleichen möchten, und klicken Sie auf OK. Es wird sie vergleichen, die Änderungen erkennen und als farbige Markups angezeigt (wie bei den Track -Änderungen).

2. Tool “Version History” von Google Docs.

Google Docs verfolgt standardmäßig Bearbeitungen, sodass Sie keine Einstellungen aktivieren müssen. Gehen Sie einfach zur Registerkarte “Datei”, wählen Sie den Versionsverlauf, sehen Sie sich den Versionsverlauf und wählen Sie schließlich die neueste Version der Datei aus, um alle Änderungen anzuzeigen und wer sie vorgenommen hat. (HINWEIS: Der Ersteller des Dokuments muss Ihnen die Bearbeitungsgenehmigung geben, bevor Sie diese Funktion verwenden können.)

3. Adobe Acrobats “Compare” -Tool für PDFs

Mit Adobe Acrobat Pro DC können Sie PDFs mit Folgendem vergleichen:

Öffnen Sie die ursprüngliche PDF.
Wählen Sie in der Registerkarte Ansicht die Dateien vergleichen.
Verwenden Sie die neue Dateioption, die auftaucht, um das PDF auszuwählen, mit dem Sie das Original vergleichen möchten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Blue Compare, um den Bericht von Acrobat anzuzeigen, um die Dokumente nebeneinander zu vergleichen und alle Änderungen hervorzuheben.

Hinweis: Sie können eine digitale Signatur hinzufügen, um diese “Vergleichen” -Optionen genauer zu gestalten.

Eine digitale Signatur ist eine Dokument-Authentifizierungstechnik, die durch das Erstellen eines Paares von mathematisch verknüpften Software-Tasten erstellt wird. Der erste Schlüssel (als digitales Zertifikat bezeichnet) ist privat, sodass der Dokumentenersteller das Dokument “unterschreiben” und verschlüsseln kann. In der Zwischenzeit ist der zweite Schlüssel öffentlich, und der Leser wird das Dokument öffnen und entschlüsseln. (All dies geschieht hinter den Kulissen, sodass Sie das Dokument nur unterschreiben oder öffnen müssen . Also, so kann man sie einrichten.

Öffnen Sie in Microsoft Word das Dokument, klicken Sie auf die Registerkarte Datei, wählen Sie das Dokument schützen und eine digitale Signatur aus dem Dropdown -Feld hinzufügen. Erfahren Sie mehr über das digitale Signieren eines Microsoft -Dokuments.
Gehen Sie in Adobe zur Registerkarte Tools, scrollen Sie in Formulare und Zertifikate, bewegen Sie sich über das Dropdown -Menü von Zertifikaten und wählen Sie Öffnen. Wählen Sie hier eine neue digitale ID konfigurieren, um die Signatur einzurichten, und wählen Sie dann die Signaloption aus, um die digitale Signatur abzuschließen.

Sie müssen die Dinge jedoch nicht so kompliziert machen. Für einen kurzen Einblick in die Metadaten einer Datei können Sie seine “Eigenschaften” erkunden.

Sie können die Metadaten einer Datei auch ohne spezialisierte Tools ansehen. Sie werden nicht so schlüssige Beweise für Änderungen erhalten, aber Sie könnten ein paar wertvolle Hinweise aufnehmen. Zum Beispiel könnte die Metadatenfelder von “Last Opened” und “Last benutzt von” von “By” dabei helfen, zusammenzupacken, wer zuletzt auf die Datei zugegriffen hat und wann sie es getan haben - was möglicherweise darauf hindeutet, was sie sich möglicherweise geändert haben könnten. Hier erfahren Sie, wie das geht:

Microsoft Word: Sie können die Eigenschaften eines Word -Dokuments überprüfen, indem Sie es öffnen und auf die Registerkarte “Datei” gehen. Hier finden Sie einen Info -Abschnitt, in dem Sie eine Eigenschaftenspalte mit allen Metadateneinträgen des Dokuments sehen. (Im selben Info -Abschnitt gibt es auch eine Funktion zum Inspektion von Dokumenten, mit denen Sie eine gründliche Zusammenfassung der verfügbaren Arten von Metadaten erhalten. Sie werden jedoch nur die Metadatenfelder angezeigt, nicht die tatsächlichen Einträge.)
PDFS. Öffnen Sie die PDF und klicken Sie in der Registerkarte Datei auf Eigenschaften, dann Beschreibung.
Bilder. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bilddatei und wählen Sie die Option Eigenschaften. Hier können Sie die verschiedenen Registerkarten erkunden, um die von Ihnen benötigten Metadaten zu finden. (Beachten Sie, Sie können mit der rechten Maustaste auf Wortdokumente und PDFs “Klicken” und die Option Eigenschaften als Verknüpfung auswählen, anstatt sie zu öffnen und zur Registerkarte Datei zu gehen.)

All diese Metadaten sind jedoch zerbrechlich. Für formelle Dokumentenbewertungen möchten Sie also eine spezielle Ediscovery -Software verwenden.

Metadaten sind leicht zugänglich und gleichermaßen einfach zu zerstören. Zum Beispiel können Sie einige Metadatenfelder fälschlicherweise ändern, indem Sie einen Computer starten, eine Datei kopieren oder in einer E -Mail weiterleiten. Um dies zu verhindern, benötigen Sie eine spezielle Ediscovery -Software, mit der Dateien geöffnet und erforscht werden können, ohne die Metadaten zu ändern.

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